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科研物資采購管理辦法

第一章   總  則

第一條  為規(guī)范本院科研物資及技術(shù)服務(wù)采購管理，完善內(nèi)控機(jī)制，簡化物資及技術(shù)服務(wù)采購流程，提高科研物資及技術(shù)服務(wù)采購服務(wù)質(zhì)量及資金使用效率，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本辦法。

本院科研物資及技術(shù)服務(wù)的采購按本辦法執(zhí)行。

第二條  本辦法所指的科研物資是指本院開展科學(xué)研究、實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)、辦公等活動中所使用及消耗的試劑、材料、低值品、易耗品、低值儀器、飼料、機(jī)電產(chǎn)品及辦公用品等。

第三條  本辦法所指的科研技術(shù)服務(wù)是指研究、開發(fā)項目帶料外加工或因本院不具備條件而委托外單位（以下稱“供應(yīng)商”）服務(wù)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)、加工、測試、計算、描述、基因檢測、引物合成等，并且需要從科研項目經(jīng)費(fèi)中向服務(wù)方支付費(fèi)用的服務(wù)類采購。

第四條  本辦法所指的線上采購主要是指通過宇凡系統(tǒng)登陸“XXX商城”（以下簡稱商城）的采購平臺進(jìn)行采購；線下采購是指在采購人確定采購內(nèi)容后在宇凡系統(tǒng)線下采購平臺上進(jìn)行的采購行為。

第五條  采購堅持“比資質(zhì)、比質(zhì)量、比價格、比運(yùn)距、比信譽(yù)、比效益”原則；堅持“符規(guī)合法、有效競爭、物有所值、防腐倡廉”的原則。

第六條  按政采規(guī)定需要進(jìn)行政府招標(biāo)（或政采云）采購的物資，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二章   職責(zé)及分工

第七條  科研物資及技術(shù)服務(wù)采購管理工作在院總支領(lǐng)導(dǎo)下由科研科牽頭組織，財務(wù)科、資產(chǎn)辦共同配合實(shí)施。具體職責(zé)及分工如下：

（一）資產(chǎn)辦：負(fù)責(zé)商城平臺管理、采購監(jiān)督、物資驗(yàn)收、物資入出庫登記臺賬、數(shù)據(jù)匯總、辦理統(tǒng)一結(jié)算手續(xù)及與供應(yīng)商協(xié)調(diào)等工作。

（二）財務(wù)科：負(fù)責(zé)預(yù)算經(jīng)費(fèi)審核及使用管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度內(nèi)費(fèi)用報銷、審計管理等工作，包括宇凡系統(tǒng)的設(shè)置和管理。

（三）科研科：負(fù)責(zé)項目編號、采購人和審核人信息的設(shè)置和調(diào)整、協(xié)調(diào)與XXX商城相關(guān)采購事宜、隨時了解和掌握本采購管理辦法的實(shí)施和運(yùn)行情況。

第三章   賬號管理

第八條  賬號注冊與變更

財務(wù)科管理宇凡賬號，注冊賬號以后，原則上不再做更改；如有特殊情況需做變更的，向財務(wù)科系統(tǒng)管理員申請變更。

XXX采購賬號：通過宇凡系統(tǒng)登錄XXX，會自動同步采購賬號信息；XXX管理賬號、驗(yàn)收賬號、結(jié)算賬號由資產(chǎn)辦管理和維護(hù)。

第九條  賬號使用管理

（一）宇凡賬號

宇凡賬號：宇凡賬號由財務(wù)科負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。設(shè)有線下采購模塊（平臺），可以進(jìn)行線下采購，線上和線下采購訂單審核，線下采購驗(yàn)收，線上和線下結(jié)算功能。項目（課題）審核人設(shè)置由科研科管理與維護(hù)。

（二）XXX賬號

1.     管理賬號：是本院負(fù)責(zé)采購監(jiān)督管理和財務(wù)結(jié)算等賬號，由資產(chǎn)辦負(fù)責(zé)管理；向院領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)科、科研科分配監(jiān)督賬號，以便對線上采購工作實(shí)施監(jiān)督

2.     采購賬號：具有線上訂貨功能，由采購人使用。項目（課題）負(fù)責(zé)人在本項目（課題）內(nèi)不具備下單采購權(quán)限。

3.     驗(yàn)貨賬號：資產(chǎn)辦驗(yàn)貨員進(jìn)行驗(yàn)貨、線上確認(rèn)；并通知采購人辦理出庫領(lǐng)用手續(xù)。

4.     結(jié)算賬號：由資產(chǎn)辦結(jié)算員管理。負(fù)責(zé)全院采購統(tǒng)一結(jié)算的功能，核實(shí)采購數(shù)據(jù)辦理財務(wù)統(tǒng)一結(jié)算。

第四章   采購管理

第十條  本院科研物資及技術(shù)服務(wù)原則上必須通過宇凡系統(tǒng)進(jìn)入商城采購平臺進(jìn)行采購；商城沒有的，轉(zhuǎn)成線下模塊申請，按線下采購程序執(zhí)行（詳見附件2）。

第十一條  訂單申請

（一）   線上采購申請

1.采購人通過宇凡系統(tǒng)登錄到商城，根據(jù)需求下單，生成的訂單推送到宇凡系統(tǒng)。采購人返回宇凡系統(tǒng)提交給審核人審核（詳見附件1）。

2.技術(shù)服務(wù)類訂單采購總額在1萬元以上須報備三方以上詢價方案，方可提交審核。

（二）線下采購申請

 1．滿足以下條件的科研物資（苗種、活體餌料、儀器設(shè)備等）采購可以由項目組自行組織線下采購：

采購物資及技術(shù)服務(wù)無法通過“線上采購”采購；

因不可抗力原因造成無法進(jìn)行“線上采購”；

?；贰⒁字贫?、氣體等按相關(guān)規(guī)定采購的特殊物資。

2．采購人通過宇凡系統(tǒng)線下模塊申請下單，申請單須填寫線下采購理由、并附當(dāng)日商城截圖等。

3．線下采購總額在5000元（含）以上需報備三方詢價方案，通過資產(chǎn)辦進(jìn)行備案后，方可提交審核。

第十二條  訂單審核

（一）訂單提交后，項目（課題）負(fù)責(zé)人登錄宇凡系統(tǒng)進(jìn)行審核（詳見附件1）。技術(shù)服務(wù)類訂單商家須上傳合同給采購人審核方可進(jìn)行服務(wù)。

（二）審核額度管控

1. 單批次采購科研物資訂單總額在1萬元以下的，采購人申請采購，項目負(fù)責(zé)人審核即可。采購應(yīng)堅持貨比三家、價格合適、保證質(zhì)量的原則，并要預(yù)先做好采購計劃，按需選購，厲行節(jié)約，防止浪費(fèi)，確保采購優(yōu)質(zhì)高效。

2. 單批次采購科研物資訂單總額大于1萬元（含1萬元）小于5萬元的，經(jīng)流轉(zhuǎn)簽批流程，通過項目負(fù)責(zé)人→部門負(fù)責(zé)人→分管院領(lǐng)導(dǎo)審核通過后實(shí)施。

3. 單批次采購科研物資訂單總額大于5萬元（含5萬元）小于10萬元的，須使用“線上采購”的“招標(biāo)/詢價”模塊進(jìn)行采購，通過項目負(fù)責(zé)人→部門負(fù)責(zé)人→分管院領(lǐng)導(dǎo)→院長（法人）流轉(zhuǎn)審核通過后與供應(yīng)商簽定購銷合同并到資產(chǎn)辦備案。

4. 大于10萬元（含10萬元）的，須使用采購“招標(biāo)/詢價”模塊進(jìn)行采購，通過項目負(fù)責(zé)人→部門負(fù)責(zé)人→分管院領(lǐng)導(dǎo)→院總支討論批準(zhǔn)→院長（法人）執(zhí)行，與供應(yīng)商簽定購銷合同并到資產(chǎn)辦備案。

5. 技術(shù)服務(wù)類采購訂單審核按科研物資類執(zhí)行，技術(shù)服務(wù)類訂單（不包含引物）均須提供合同、檢測報告；引物合成類采購訂單總額在5000元以上須提供合同、檢測報告。

第十三條  采購易制毒等危險化學(xué)品，要按照國家規(guī)定，首先在線下完成備案審核程序，然后將備案批件上傳平臺后再進(jìn)行線上（線下）采購。

第五章   驗(yàn)貨、結(jié)算及數(shù)據(jù)管理

第十四條  驗(yàn)貨，確認(rèn)

（一）線上采購的物資，由資產(chǎn)辦驗(yàn)貨員（定點(diǎn)）進(jìn)行驗(yàn)收，通過驗(yàn)收即生成驗(yàn)貨單，通知采購人辦理收貨登記手續(xù)，在驗(yàn)收單上蓋章，簽字確認(rèn)方可領(lǐng)用；

（二）項目組（課題）線下采購的貨物，實(shí)行一單一驗(yàn)的管理辦法，由采購人、資產(chǎn)辦驗(yàn)貨員共同進(jìn)行驗(yàn)收、登記，驗(yàn)收通過后驗(yàn)貨員在貨物外包裝蓋驗(yàn)收章，采購人方可領(lǐng)用。

（三）線上采購的技術(shù)服務(wù)類（商品），由項目組（課題）進(jìn)行驗(yàn)收并在線上確認(rèn)“自驗(yàn)貨”；單次采購金額在10000元以上的，將相關(guān)服務(wù)合同、服務(wù)成果或是相關(guān)描述的結(jié)論性報告交科研科存檔并進(jìn)行網(wǎng)上驗(yàn)貨后，由資產(chǎn)辦負(fù)責(zé)結(jié)算（詳見附件3）。

（四）科研科對項目組（課題）提交的相關(guān)科研技術(shù)服務(wù)類系列文件負(fù)責(zé)保存與保密，并在線上確認(rèn)審核。

（五）資產(chǎn)辦負(fù)責(zé)核對科研技術(shù)服務(wù)類（商品）的采購程序是否合規(guī)、是否按要求執(zhí)行，若有引物合成類物品應(yīng)進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收，及時收集相關(guān)服務(wù)合同或服務(wù)結(jié)論（報告）以備報賬使用。

第十五條  入出庫

所有科研物資應(yīng)及時辦理入出庫手續(xù)。資產(chǎn)辦驗(yàn)收的物資采取直入直出的形式，不保管、不儲存。各部門要建立科研物資使用的臺賬管理制度，詳細(xì)記錄物資使用實(shí)況。

第十六條  退換貨

對于驗(yàn)收不合格的商品，采購人可按照商城相關(guān)流程進(jìn)行退換貨。貨品在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，采購人應(yīng)要求供應(yīng)商及時退換貨。如有問題，可直接聯(lián)系線上平臺或資產(chǎn)辦進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

第十七條  結(jié)算

線上（線下）采購驗(yàn)收后，資產(chǎn)辦結(jié)算員將按月匯總生成財務(wù)結(jié)算單并負(fù)責(zé)統(tǒng)一結(jié)算。財務(wù)結(jié)算單是各部門采購科研物資的報銷憑證。采購人、審核人、驗(yàn)貨人在平臺上的操作記錄作為財務(wù)結(jié)算依據(jù)。

資產(chǎn)辦負(fù)責(zé)接收發(fā)票、審核發(fā)票、驗(yàn)收單和訂單（合同）等。結(jié)算時，提供財務(wù)結(jié)算單及相關(guān)憑證。發(fā)票背面由資產(chǎn)辦驗(yàn)貨員蓋章簽字即可（技術(shù)服務(wù)類不需資產(chǎn)辦蓋章）。

資產(chǎn)辦將按月生成結(jié)算單，結(jié)算單生成后將于每月15日進(jìn)入結(jié)算程序。逾期未確認(rèn)訂單的，資產(chǎn)辦將本期訂單順延至下期結(jié)算，連續(xù)三次結(jié)算未確認(rèn)且未與資產(chǎn)辦說明情況的，資產(chǎn)辦將聯(lián)系XXX商城反映采購人相關(guān)情況，并暫停該采購人采購操作，待結(jié)算完成后恢復(fù)其正常操作。

第十八條  采購數(shù)據(jù)由資產(chǎn)辦按月匯總報院總支備案；并按季度公示。

第六章   附  則

          第十九條  本采購管理辦法，明確采購責(zé)任制。各項目（課題）負(fù)責(zé)人對本項目經(jīng)費(fèi)使用實(shí)行主體管理責(zé)任制，采購人對采購的真實(shí)性負(fù)直接責(zé)任。項目負(fù)責(zé)人與采購人要明確分工、各負(fù)其責(zé)，獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任。

第二十條  采購設(shè)立監(jiān)管賬號，院領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)辦、財務(wù)科、科研科通過監(jiān)管賬號對本院所有采購進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)采購有違規(guī)違紀(jì)行為，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。

第二十一條  科研基地、野外示范點(diǎn)采購參照本管理辦法執(zhí)行，由本院項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

第二十二條  本辦法由科研科負(fù)責(zé)解釋。本辦法自2019年10月1日起執(zhí)行。

附件:

1.《科研物資(技術(shù)服務(wù))采購審核流程圖》

2.《廣西XXXX研究院科研物資采購流程》

3.《廣西XXXX研究院技術(shù)服務(wù)線上采購流程》