合同管理系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)參與信息化系統(tǒng)建設(shè)比較重要的一部分。本文結(jié)合筆者的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，嘗試為讀者呈現(xiàn)出一個(gè)具備行業(yè)通用性的、相對(duì)較完整的合同管理軟件設(shè)計(jì)思路。作為回顧性總結(jié)，也作為一個(gè)范例希望能幫到想轉(zhuǎn)戰(zhàn) ToB 領(lǐng)域的同行。

一、合同管理系統(tǒng)做什么？

對(duì) ToB 產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，大多數(shù)情況下不需要 PM 擁有多么大的腦洞，只需要搞清客戶(hù)需求，知道他們?nèi)绾卧诰€下處理各項(xiàng)工作即可。

因?yàn)槊恳粋€(gè)新奇的想法都需要公司付錢(qián)，而客戶(hù)并不一定會(huì)接受，所以不用亂加天馬行空的想法，甚至?xí)簳r(shí)不去迎合市場(chǎng)需要。比如電子簽證。

具體來(lái)說(shuō)，需要先搞清以下問(wèn)題：

• 客戶(hù)來(lái)自哪個(gè)行業(yè)？
• 系統(tǒng)的需求方來(lái)自哪個(gè)部門(mén)？
• 客戶(hù)要用系統(tǒng)處理哪些事情（哪些類(lèi)型的合同）？
• 客戶(hù)需要通過(guò)系統(tǒng)如何處理工作？照搬線下工作場(chǎng)景，還是對(duì)此做改進(jìn)？
• 有哪些員工（角色）會(huì)用到系統(tǒng)？使用頻率分別有多高？

在進(jìn)行相關(guān)市場(chǎng)調(diào)研后，我們找到五個(gè)有可能與合同管理軟件發(fā)生關(guān)系的職能角色，以及他們的關(guān)鍵需求：

二、合同管理系統(tǒng)怎么做？

對(duì)合同管理來(lái)說(shuō)，實(shí)際上每一類(lèi)合同都有自己相應(yīng)的處理方式（可以參考百科中介紹的合同類(lèi)型），但為每種類(lèi)型的合同分別設(shè)計(jì)流程又不切實(shí)際。

因此需要產(chǎn)品經(jīng)理事先了解每一類(lèi)合同的使用場(chǎng)景、信息結(jié)構(gòu)和處理方式，然后結(jié)合已經(jīng)確定好的邊界（跟客戶(hù)簽下的合同就是邊界），對(duì)它們進(jìn)行抽象化處理。

在簡(jiǎn)單地了解客戶(hù)需求后，順便梳理一下有關(guān)合同管理的業(yè)務(wù)流程：可以把這個(gè)流程看作是“實(shí)際業(yè)務(wù)處理流程 理想化流程”的集合體，因?yàn)榭蛻?hù)采購(gòu)一款系統(tǒng)并不僅僅只是想把線下工作照搬到線上，更希望帶來(lái)管理水平方面的提升。

此處省略長(zhǎng)篇大論的分析，直接說(shuō)結(jié)論！

1. 合同管理的業(yè)務(wù)流程

下圖就是合同管理最基本的業(yè)務(wù)流程；五個(gè)角色是抽象出來(lái)的用戶(hù)分類(lèi)，真實(shí)情況下并不一定會(huì)按照這樣的職能分配進(jìn)行管理，但流程大同小異：

在“合同管理員”角色完成“合同錄入”并審批通過(guò)后，即標(biāo)志著該合同正式生效——這是理想狀態(tài)下的流程：先立項(xiàng)，后簽合同。

而對(duì)于小額合同，可能根本就不需要立項(xiàng)申請(qǐng)和法務(wù)審核（直接使用模板合同）；或者是客戶(hù)選擇把立項(xiàng)工作放在線下。這樣的話，流程就變?yōu)橄聢D：

上面兩個(gè)流程比較粗略，接下來(lái)放大流程中兩處比較重要的細(xì)節(jié)：

1. 審批
2. 執(zhí)行

審批有兩個(gè)層面的意思，一是人工審批（由領(lǐng)導(dǎo)主觀意愿決定），二是系統(tǒng)控制（為需要控制的數(shù)據(jù)類(lèi)型設(shè)置閾值）：

這里的外部系統(tǒng)不僅可以是供應(yīng)鏈系列的庫(kù)存系統(tǒng)，也可以是財(cái)務(wù)系列的預(yù)算系統(tǒng)，一個(gè)合同管理軟件有太多地方可以跟其他系統(tǒng)建立接口了，這里只是舉例。

把對(duì)調(diào)外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)和審批流程放在一起是為了方便解釋“審批”，所以畫(huà)的不太科學(xué)哈（費(fèi)了半天勁，結(jié)果審批沒(méi)通過(guò)~

合同執(zhí)行包含：業(yè)務(wù)層面的執(zhí)行（項(xiàng)目進(jìn)度、收發(fā)貨進(jìn)度），財(cái)務(wù)層面的執(zhí)行（收付款進(jìn)度，開(kāi)票進(jìn)度）：

這個(gè)圖畫(huà)的更簡(jiǎn)單了，能看懂就好。意思就是在執(zhí)行環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)受業(yè)務(wù)（項(xiàng)目進(jìn)度）制約；前半部分是合同按時(shí)履行的處理方式；后半部分表示業(yè)務(wù)人員拖進(jìn)度時(shí)，財(cái)務(wù)可以對(duì)其進(jìn)行“催辦”。

先介紹這么多。

2. 功能清單

因?yàn)?ToB 項(xiàng)目大多都是分期完成的，很少會(huì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就一次性列出功能清單，所以下表還是我第一次整理全部的功能……這才發(fā)現(xiàn) ToB 項(xiàng)目原來(lái)這么復(fù)雜，而且估計(jì)還有遺漏的地方，僅供參考吧。

“一二三級(jí)菜單”并不是準(zhǔn)確的菜單名，主要代表相應(yīng)的功能點(diǎn)。

3. 信息設(shè)計(jì)

產(chǎn)品信息設(shè)計(jì)主要是介紹每個(gè)頁(yè)面具體包含的內(nèi)容（文字、圖片、數(shù)據(jù)及類(lèi)型等等）。作為回顧性總結(jié)，分別列出每個(gè)頁(yè)面內(nèi)容有些小題大作，所以本節(jié)只列出“合同錄入”時(shí)頁(yè)面包含的信息。

請(qǐng)忽略這個(gè)雞肋的 Excel 配色~

表格中有個(gè)名詞“會(huì)簽”可能不太常用，意思是：當(dāng)審批人無(wú)法決定時(shí)，可以拉一個(gè)人跟他一塊審批；另外還有，雖然涵蓋多個(gè)主體的合同也不太常見(jiàn)，但我們需要考慮到這種情況。

結(jié)語(yǔ)

利用三個(gè)工作日的下班時(shí)間整理完，歡迎批評(píng)和點(diǎn)贊！等我看完評(píng)論后再?zèng)Q定詳細(xì)介紹哪個(gè)模塊~

對(duì)了，本文沒(méi)有提到當(dāng)下比較熱門(mén)的“電子簽證”，因?yàn)檫@個(gè)功能相對(duì)比較獨(dú)立，對(duì)合同管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)屬于錦上添花的部分，所以等后續(xù)有時(shí)間再介紹。（其實(shí)主要是因?yàn)槲疫€沒(méi)做過(guò)~

作者：產(chǎn)品路漫漫；微信公眾號(hào)：產(chǎn)品路漫漫

本文由 @產(chǎn)品路漫漫 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來(lái)自Unsplash，基于CC0協(xié)議