企業(yè)合同管理中存在哪些問(wèn)題？（企業(yè)合同管理中存在哪些問(wèn)題及對(duì)策）
合同管理是一種組織和監(jiān)督商業(yè)協(xié)議的過(guò)程，涵蓋合同的創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、監(jiān)測(cè)和結(jié)束等各個(gè)階段，旨在確保合同的有效執(zhí)行和各方履行其責(zé)任，在提高組織的效率、降低風(fēng)險(xiǎn)，并確保與供應(yīng)商、客戶(hù)或合作伙伴之間的交往符合法規(guī)和商業(yè)最佳實(shí)踐。
合同管理活動(dòng)主要包括合同的創(chuàng)建和簽署、監(jiān)督履行進(jìn)展、處理變更請(qǐng)求、解決爭(zhēng)議、確保合規(guī)性，并在合同期滿(mǎn)或提前終止時(shí)進(jìn)行評(píng)估。
通過(guò)有效的合同管理，組織能夠更好地管理風(fēng)險(xiǎn)、提高透明度，以及建立可信賴(lài)的業(yè)務(wù)關(guān)系。
目前，中大型企業(yè)也是非常重視合同管理的，只是大多數(shù)公司在合同管理方面通常采用中央化管理和分散管理相結(jié)合的模式。導(dǎo)致可能出現(xiàn)以下問(wèn)題：
一、無(wú)法充分了解合同履約情況
法務(wù)部門(mén)作為合同的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)規(guī)范、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)合同的簽訂和履行。其職責(zé)包括審查合同文本的合法性和合規(guī)性，獲取業(yè)務(wù)部門(mén)的合同臺(tái)帳和履約情況統(tǒng)計(jì)報(bào)告，以便進(jìn)行監(jiān)督和檢查。但是，大多數(shù)的合同管理法務(wù)部門(mén)無(wú)法充分了解合同的履約情況，不能全面地進(jìn)行監(jiān)督。
二、與外部無(wú)法有效溝通
同時(shí)，法務(wù)部門(mén)還需要經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門(mén)、相關(guān)職能部門(mén)以及外聘專(zhuān)家就合同審查事項(xiàng)進(jìn)行溝通。但由于缺乏有效的溝通機(jī)制，導(dǎo)致合同管理模式呈現(xiàn)出粗放式管理的趨勢(shì)。
三、合同條款風(fēng)險(xiǎn)被遺漏
合同草擬和審批過(guò)程中，可能因疏忽或缺乏經(jīng)驗(yàn)而未能充分考慮和涵蓋各種潛在風(fēng)險(xiǎn)的情況，便可能導(dǎo)致合同中缺乏明確、全面的條款，使得在實(shí)際履行中出現(xiàn)未預(yù)料到的法律、商業(yè)或操作風(fēng)險(xiǎn)。遺漏關(guān)鍵條款如責(zé)任限制、爭(zhēng)議解決機(jī)制、違約責(zé)任、保密條款等，可能使合同參與方在后續(xù)合作中面臨合同解釋爭(zhēng)議、違約糾紛以及未能保護(hù)敏感信息的風(fēng)險(xiǎn)。
四、審批流程不規(guī)范
有些流程審批環(huán)節(jié)混亂、不透明。主要是可能缺乏明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致參與者對(duì)于合同的審批權(quán)限和責(zé)任不清晰，容易產(chǎn)生責(zé)任模糊和推諉責(zé)任的情況。其次，審批流程可能出現(xiàn)環(huán)節(jié)冗余，導(dǎo)致審批周期延長(zhǎng)，從而拖延合同的簽署和履行。此外，流程中可能存在缺乏有效的溝通機(jī)制，各相關(guān)部門(mén)之間信息交流不暢，容易導(dǎo)致信息遺漏和誤解。還可能導(dǎo)致合同編號(hào)混亂，不同部門(mén)采用各自的編號(hào)體系，使得合同的管理和追蹤變得困難。不規(guī)范的合同審批流程不僅影響了組織的運(yùn)營(yíng)效率，也增加了合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)和不確定性。
五、歸檔方式混亂
各部門(mén)和承辦人員往往采取自行編號(hào)的方式，導(dǎo)致合同文本的編號(hào)較隨意，同類(lèi)型和不同類(lèi)型的關(guān)聯(lián)合同編號(hào)沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這不利于合同文本的歸檔和查詢(xún)。
智E審合同全生命周期管理，有效地管理從合同創(chuàng)建、履行到終止的整個(gè)合同生命周期，如：
1、通過(guò)模板和標(biāo)準(zhǔn)化條款，簡(jiǎn)化了合同的創(chuàng)建過(guò)程，根據(jù)需要生成合同文檔，確保文檔的一致性及合規(guī)要求。
2、數(shù)字化和自動(dòng)化的審批流程，加速合同的審批和簽署過(guò)程，各相關(guān)方可以遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)并在線(xiàn)審批，減少了時(shí)間和地理上的限制。
3、為規(guī)避合同條款風(fēng)險(xiǎn)被遺漏的問(wèn)題，確保在合同起草過(guò)程中充分考慮各種可能的情景，并經(jīng)過(guò)法務(wù)專(zhuān)業(yè)人員的審查，以確保合同的全面性和合規(guī)性。這樣的做法有助于減少潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，確保各方在合同關(guān)系中的權(quán)益得到有效保障。
4、監(jiān)控合同的執(zhí)行過(guò)程，跟蹤履行進(jìn)度，提醒關(guān)鍵日期和事件，有助于確保各方按照合同規(guī)定履行義務(wù)，降低違約風(fēng)險(xiǎn)。
5、合同信息的集中管理，各項(xiàng)記錄均有留痕，提高信息的可訪(fǎng)問(wèn)性和透明度。
企業(yè)提升合同管理的能力，不僅能避免不必要的合同風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，更是企業(yè)發(fā)展路上的有力保障。
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