合同管理是指合同洽談、草擬、簽訂、履行直至合同終止的全過(guò)程管理，企業(yè)要重視簽訂前主體資信和簽訂后履行過(guò)程中的管理，合同管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是涉及多部門(mén)的系統(tǒng)工程。交易的動(dòng)態(tài)性要求企業(yè)注重履約全過(guò)程的情況變化，特別要掌握對(duì)自己不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。

一、企業(yè)為什么要做合同管理

股東設(shè)立公司的目的是要獲取合法的利潤(rùn)，獲取利潤(rùn)的途徑是為社會(huì)提供有價(jià)值的產(chǎn)品或者服務(wù)，俗稱做生意，而做生意就是談合同、簽合同和履行合同的過(guò)程。企業(yè)生意往來(lái)的過(guò)程離不開(kāi)合同這個(gè)工具，更好地認(rèn)識(shí)合同，用好合同是企業(yè)完善交易流程，平穩(wěn)高效交易必須要做的事情。這是企業(yè)做好合同管理的邏輯起點(diǎn)，因?yàn)楹贤芾砗脡氖玛P(guān)生意的安全與高效，事關(guān)企業(yè)成本利潤(rùn)，事關(guān)股東目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、企業(yè)如何做合同管理

企業(yè)合同管理就是根據(jù)生意需要設(shè)置好合同條款，作為生意的工具的合同有哪些基礎(chǔ)條款呢，這些條款的內(nèi)在邏輯關(guān)系是怎樣的呢？既然合同是做生意的工具，那么合同的內(nèi)容必然要反映做生意的邏輯與內(nèi)容，基于做生意的通常狀態(tài)，做生意一般包含如下內(nèi)容：

1.和誰(shuí)做生意，這是合同的主體條款；

2.做什么生意，這是合同的內(nèi)容或者說(shuō)合同的標(biāo)的物條款；

3.對(duì)標(biāo)的物有什么要求,這是合同標(biāo)的物質(zhì)量條款；

4.交易多少數(shù)量，這是合同的數(shù)量條款；

5.交易的金額是多少，這是合同的價(jià)款條款；

6.如何交付（交付的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等），這是合同的交付方式條款；

7.不按照約定交付需要承擔(dān)什么責(zé)任，這是合同的違約責(zé)任條款；

8.有糾紛了如何處理，選擇哪個(gè)法院管轄等，這是合同爭(zhēng)議處理?xiàng)l款。

（一）如何做好交易對(duì)象的資信管理

我們都希望跟履約能力強(qiáng)，信用度好的企業(yè)或個(gè)人做生意，這樣更有利于生意的順利進(jìn)行。在面對(duì)首次交易的陌生交易對(duì)象的時(shí)候，如何知道對(duì)方的履約能力和信用狀況是否良好呢？這就需要對(duì)交易對(duì)象展開(kāi)一定的調(diào)查和了解工作，尤其是在與陌生客戶進(jìn)行大額交易的時(shí)候，對(duì)交易對(duì)象的履約能力，資信及過(guò)往的交易狀況的調(diào)查應(yīng)該做更為詳盡的了解并出具調(diào)查報(bào)告，供決策是否與對(duì)方進(jìn)行交易。調(diào)查和收集交易對(duì)象的信息的方式很多，如果你是交易的優(yōu)勢(shì)一方可以要求對(duì)方提供能夠證明其有履約能力及資信狀況的資料，如你是招標(biāo)單位，發(fā)布生意信息后，可以要求投標(biāo)單位提供相應(yīng)的資料，對(duì)其進(jìn)行資格審查以確保交易的安全。如果你并非交易的優(yōu)勢(shì)方甚至可能是交易的弱勢(shì)方，那么調(diào)查和收集交易對(duì)象資料的方法可以采取向同行了解，網(wǎng)絡(luò)查詢等方式。目前一般是通過(guò)企業(yè)信用信息系統(tǒng)、最高人民法院的裁判文書(shū)系統(tǒng)及執(zhí)行信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的基本情況進(jìn)行收集，對(duì)交易對(duì)象過(guò)往的訴訟狀況和執(zhí)行情況進(jìn)行資料的收集并進(jìn)行分析，如果發(fā)現(xiàn)交易對(duì)象過(guò)往訴訟多，對(duì)訴訟案件進(jìn)一步的分析發(fā)現(xiàn)，其違約和不按照約定履行的情況多，說(shuō)明這個(gè)主體的按約履行的能力差，信用度低，這種情形下你要謹(jǐn)慎考慮與他的交易被違約的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。進(jìn)而如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方有比較多的被執(zhí)行案件，說(shuō)明對(duì)方的履約能力是弱的，與這樣的交易對(duì)象進(jìn)行大額交易風(fēng)險(xiǎn)是比較大的。

（二）如何做好交易標(biāo)的物的管理

確定了交易對(duì)象后，接下來(lái)就是根據(jù)交易目的對(duì)交易標(biāo)的物的描述和條款的設(shè)置，以設(shè)備購(gòu)買(mǎi)合同為例，作為買(mǎi)家想要買(mǎi)到符合自己需要的機(jī)器設(shè)備，那就要對(duì)設(shè)備的型號(hào)、質(zhì)量等技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)的描述。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備，有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，按照標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)文件進(jìn)行表述就好了。如果是非標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，就根據(jù)自身的實(shí)際需要以滿足生產(chǎn)為標(biāo)準(zhǔn)詳盡對(duì)質(zhì)量要求進(jìn)行描述并表述在合同條款中，以便在履行過(guò)程中有明確的衡量依據(jù)。

其次就是對(duì)交易數(shù)量根據(jù)需要進(jìn)行描述，有具體明確數(shù)量的以數(shù)字表述就可以，如果對(duì)連續(xù)交貨的交易，數(shù)量約定不明確的，具體交易數(shù)量可以以買(mǎi)方簽收為準(zhǔn)等方式進(jìn)行表述。交易標(biāo)的物的質(zhì)量和數(shù)量條款設(shè)置好后，就是合同價(jià)款內(nèi)容的表述問(wèn)題，通常交易標(biāo)的物的數(shù)量確定后，根據(jù)雙方約定的單價(jià)或者市場(chǎng)價(jià)是容易確定合同價(jià)款的。如果雙方?jīng)]有市場(chǎng)價(jià)供參考的，可以參照市場(chǎng)上同類或者功能相似產(chǎn)品的價(jià)格考慮合同價(jià)款。

（三）如何做好交付方式的管理

交易標(biāo)的物的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)款約定清楚后，接下來(lái)就是對(duì)標(biāo)的物如何交付進(jìn)行描述和條款設(shè)置。現(xiàn)實(shí)交易中，標(biāo)的物的交付方式根據(jù)標(biāo)的物的種類、性質(zhì)等有很大的不同，可以約定由賣(mài)家送貨到指定地點(diǎn)，也可以約定由買(mǎi)家自行提取貨物。運(yùn)輸工具可以根據(jù)標(biāo)的物的特點(diǎn)選擇合適而性價(jià)比高的運(yùn)輸方式，可以是公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸或者航空運(yùn)輸?shù)冗\(yùn)輸方式。貨物的裝卸方式也需要在合同中進(jìn)行明確約定，有的貨物裝卸是需要成本的，提前約定裝卸的義務(wù)由誰(shuí)承擔(dān)可以避免糾紛的發(fā)生。

（四）如何做好違約責(zé)任的管理

違約責(zé)任指的是不按照約定的方式履行合同應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的不利后果，設(shè)置違約責(zé)任條款的目的就是要督促合同當(dāng)事人按照約定全面、適當(dāng)履行合同，如不履行則應(yīng)當(dāng)承擔(dān)一定的責(zé)任。實(shí)務(wù)交易中，很多當(dāng)事人覺(jué)得在交易之初，雙方關(guān)系融洽的時(shí)候談違約的問(wèn)題不合適、不妥當(dāng)或者感覺(jué)不吉利。實(shí)際上這是對(duì)違約責(zé)任條款的錯(cuò)誤理解，違約責(zé)任條款的設(shè)置就是希望雙方都不要違約，遵守承諾，或者說(shuō)會(huì)讓違約方衡量一下違約的成本，使其不敢違約，如約履行合同。違約責(zé)任條款的設(shè)置可以約定明確的違約責(zé)任計(jì)算方式，以合同總價(jià)款的一定比例計(jì)算，或者按天計(jì)算違約責(zé)任。如不約定違約責(zé)任的計(jì)算方式會(huì)出現(xiàn)一旦對(duì)方違約無(wú)法確定違約責(zé)任的大寫(xiě)或計(jì)算方式的問(wèn)題，而按法律規(guī)定的以違約行為造成的損失大小計(jì)算違約責(zé)任，很多時(shí)候損失的大小是難以計(jì)算甚至無(wú)法計(jì)算，這種情形會(huì)使得違約方毫無(wú)顧忌，肆無(wú)忌憚的違約而不需要承擔(dān)不利后果，對(duì)于交易的順利進(jìn)行是非常不利的。

（五）如何做好爭(zhēng)議解決方式的管理

爭(zhēng)議解決方式是指交易過(guò)程中出現(xiàn)分歧了，雙方無(wú)法協(xié)商解決時(shí)，選擇何種方式處理雙方之間糾紛的約定，可以選擇仲裁或者訴訟，仲裁機(jī)構(gòu)和管轄法院均可以根據(jù)法律規(guī)定的范圍進(jìn)行選擇，仲裁機(jī)構(gòu)的選擇要求明確到具體哪個(gè)仲裁機(jī)構(gòu)管轄，否則約定無(wú)效。訴訟法院的選擇可以根據(jù)法律的規(guī)定選擇原被告住所地、合同簽訂地、合同履行地、標(biāo)的物所在地法院管轄。一般情況下交易雙方均愿意選擇自己一方所在地法院處理糾紛，在交易雙方屬于跨省或者跨市縣的情況下差異尤其明顯。在無(wú)法達(dá)成一致的情況下，可以選擇一個(gè)中性的雙方均有可能性的場(chǎng)所比如原告所在地法院管轄，因?yàn)殡p方均有可能做原告，這對(duì)于督促雙方按約履行合同也是很有效的，畢竟一旦違約，對(duì)方可以在他的住所地法院提起訴訟，我這方要到對(duì)方所在地應(yīng)訴需要花費(fèi)更多的時(shí)間、精力，需要支付更高的訴訟成本。

三、企業(yè)如何用好合同做好生意

知道了合同這個(gè)生意工具是由哪些內(nèi)容如何有機(jī)的組合在一起的，我們就可以根據(jù)自己的交易目的去設(shè)置條款組成合同的內(nèi)容，在生意過(guò)程中把這個(gè)工具用到游刃有余。

企業(yè)的每一次交易都是有明確的目的，根據(jù)交易目的就能明確交易雙方需要各自做哪些事情，把雙方需要做的事情轉(zhuǎn)化成合同條款，形成法律義務(wù)這個(gè)過(guò)程就是起草合同的過(guò)程，合同有了基本條款，再根據(jù)法律規(guī)定輔助其他條款比如保密條款、不可抗力條款等對(duì)合同進(jìn)行進(jìn)一步的完善，這樣就是一份相對(duì)完善的交易合同了。雙方審核簽訂后就進(jìn)入到合同履行環(huán)節(jié)，雙方按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，這時(shí)合同就成了雙方履行合同義務(wù)行動(dòng)指南了。當(dāng)然在實(shí)務(wù)交易過(guò)程中，會(huì)遇到交易之初無(wú)法預(yù)見(jiàn)的情況，需要雙方進(jìn)行補(bǔ)充約定或者對(duì)原有的約定進(jìn)行變更，這就需要雙方在誠(chéng)信的基礎(chǔ)上，本著交易順利進(jìn)行的原則進(jìn)行協(xié)商，修訂出符合交易實(shí)際狀況的新條款?？傊畬?shí)務(wù)交易情況錯(cuò)綜復(fù)雜，但交易雙方本著平等、誠(chéng)信原則總能達(dá)成符合雙方共同利益的，讓生意平穩(wěn)高效運(yùn)行的約定。

企業(yè)不論規(guī)模大小，不論做多大的生意，體現(xiàn)生意過(guò)程和有價(jià)值的成果的就是幾份法律文件，這些法律文件中凝結(jié)著雙方追求的價(jià)值和利益，從這個(gè)意義上講法律文件就是利益，因此企業(yè)認(rèn)識(shí)好合同，用好合同是做好生意的不二法則，是生意平穩(wěn)高效進(jìn)行的基礎(chǔ)。