合同文檔管理的重要性

在工程招標投標和合同實施過程中，許多承包商忽視工程文檔系統(tǒng)的建立與管理，其中包括合同文檔收集、保存與管理。工程文件太多，資料太繁雜，收集整理費時間等因素，容易導(dǎo)致對文檔管理的懈怠。由于沒有建立文檔管理系統(tǒng)，最終是削弱自己的合同地位，損害自身的合同權(quán)益，特別是不利于爭執(zhí)和索賠問題的解決。如合同額外工作的書面確認，合同變更指令不符合規(guī)定，錯誤的現(xiàn)場簽證、會議紀要、工程收方量等未及時提出修改，重要合同文檔未能保存，業(yè)主違約未書面確認等。這就使承包商在合同爭執(zhí)和索賠問題的解決中難以實現(xiàn)合法的權(quán)利。

人們忽視工程文檔的收集、保存與管理，是因為這些文件與記錄當時看來價值不大，如果工程實施一切都順利，雙方?jīng)]有產(chǎn)生爭執(zhí)，很多文件資料確實沒有價值，而且這項工作十分煩雜，花費也不少。但是，實踐證明任何工程項目都會有風(fēng)險，都可能產(chǎn)生問題與爭執(zhí)，甚至?xí)l(fā)生重大問題的爭執(zhí)，這時都會用到工程文檔所提供的大量證據(jù)。若沒有建立與完善的工程文檔系統(tǒng)，缺乏解決問題的有力證據(jù)，必定會造成不可挽回的損失。之外，文檔管理也是保持工程質(zhì)量、維護的依據(jù)。

合同文檔管理屬于信息管理的內(nèi)容，它不僅僅只是為了解決問題的爭執(zhí)，在整個項目管理中它具有更為重要的作用，已是現(xiàn)代項目管理重要的組成部分。