前言：近日，易臣簽約為某省xx科學院協(xié)同辦公系統(tǒng)三期升級改造，基于統(tǒng)一門戶平臺，對公文管理、日常工作如人事/用車、內(nèi)控管理、綜合審批流程等功能模塊進行全面優(yōu)化，打造連接人、數(shù)據(jù)、信息和業(yè)務流程一體化智能協(xié)同，形成一站式工作管理，實現(xiàn)單位及下屬各研究所平臺、用戶協(xié)同，提高業(yè)務執(zhí)行效率。

項目背景

科技不斷發(fā)展，信息化水平不斷提高，該政府部門在早期攜手易臣進行了一系列數(shù)字化辦公應用，高了協(xié)同效率。然而，隨著單位業(yè)務規(guī)模、人員規(guī)模的不斷變化，信息化系統(tǒng)逐漸增多，長期下來，出現(xiàn)了不少管理難點：

第一：該xx科學院及下屬各研究所原來的規(guī)劃缺乏統(tǒng)一辦公平臺，內(nèi)部使用多套不同的信息系統(tǒng)和應用，導致在實際操作過程中出現(xiàn)信息孤島和數(shù)據(jù)孤島；工作人員在使用的時候需要來回切換登錄使用，容易出現(xiàn)信息遺漏和處理不及時的情況，阻礙了辦公效率的提升和統(tǒng)一管控。

第二，原有系統(tǒng)用于公文傳輸、日常工作流程，如人力資源、內(nèi)控管理等未能全線覆蓋單位工作、管控需求，需要在原有功能上改動或者新增批量流程，以及優(yōu)化公文電子化流轉(zhuǎn)。

第三，現(xiàn)有辦公系統(tǒng)采用傳統(tǒng)技術架構，移動化改造困難。缺乏統(tǒng)一移動辦公平臺，不利于隨時隨地隨需開展工作，不利于及時處理日常公務，影響辦公效率。

目前該xx科學院需要持續(xù)、逐步進行數(shù)字化升級，故簽約易臣進行協(xié)同辦公系統(tǒng)三期升級改造。

數(shù)字化升級藍圖

本期協(xié)同辦公系統(tǒng)升級改造項目的建設確保在現(xiàn)有平臺基礎上，以易學易用、實用、靈活、可擴展為基礎，對公文管理進行全面優(yōu)化，實現(xiàn)全院公文互聯(lián)互通上傳下達；豐富公車管理功能，實現(xiàn)租車申請、派車管理、用車租車臺賬、用車統(tǒng)計；新增考勤管理、人事管理、采購管理、預算管理、綜合審批等功能模塊。優(yōu)化提升平臺基礎能力，實現(xiàn)統(tǒng)一消息推送、統(tǒng)一文件搜索，優(yōu)化流程引擎，并對平臺服務端文件進行加密管理等功能。

典型升級優(yōu)化場景

一、公文管理

1、實現(xiàn)各研究所向院機關部門分進行發(fā)文功能，院機關部門收到研究所發(fā)文后，以部門收文形式進行文件審批及流轉(zhuǎn)。

2、公文套紅：提供公文正文套紅功能，公文起草時采用無紅頭普通模板進行編輯，通過審批成文后可進行正文套紅。

3、正文預覽優(yōu)化：優(yōu)化公文正文、附件在線預覽功能。

4、表單辦理意見內(nèi)容顯示優(yōu)化：表單辦理意見內(nèi)容顯示優(yōu)化，根據(jù)流程環(huán)節(jié)設置，如該流程環(huán)節(jié)存在多部門審批填寫意見時，支持實現(xiàn)設置打開表單僅顯示本人部門填寫的意見內(nèi)容。

二、公車管理

1、用車申請：優(yōu)化現(xiàn)有用車申請審批管理功能，兼容院機關及各下屬研究所的應用需求。

2、租車申請：提供租車申請審批管理，實現(xiàn)租車在線審批、跟蹤及管理。

3、派車管理：提供車輛調(diào)度管理功能，對于臨時用車及通過審批的用車申請進行車輛調(diào)度確保用車不沖突，車輛及時安排。

4、車輛管理：提供車輛信息管理，包括車輛基本信息、司機信息、車輛維修記錄信息等管理。

5、用車、租車臺賬：提供用車、租車臺帳管理，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，便于后期用車情況可統(tǒng)計分析。

6、統(tǒng)計報表：提供用車統(tǒng)計報表，包括用車統(tǒng)計、租車統(tǒng)計、維修統(tǒng)計等。

三、考勤管理

1、請休假管理：優(yōu)化現(xiàn)有請休假申請審批流程，實現(xiàn)可根據(jù)不同的請休假類型或天數(shù)控制流程審批走向。

2、銷假管理：提供銷假申請審批管理，與請休假申請審批自動對應，實現(xiàn)按實進行銷假。

3、出差申請：提供出差申請審批管理，實現(xiàn)出差申請在線實時審批、跟蹤及管理。實現(xiàn)出差審批與租車審批一件事審批。

4、加班申請：優(yōu)化現(xiàn)有加班申請審批管理，生成加班臺帳，與“調(diào)休假”數(shù)據(jù)形成對應。

5、領導干部外出：整合領導干部外出審批申請審批管理實現(xiàn)考勤一體化管理。

6、年休假管理：提供年休假配置管理，實現(xiàn)年休假類型調(diào)協(xié)，年假自動生成、有效期管理、假期使用等規(guī)則進行管理。

7、考勤統(tǒng)計：提供考勤數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計管理功能。

四、人事管理

1、人事信息：對現(xiàn)有的人事信息(包括編內(nèi)、編外及研究生信息)管理功能進行優(yōu)化，形成詳細的人事臺賬及人事管理記錄，同時可以根據(jù)人事工作時長自動生成人員年假天數(shù)。

2、人事服務：提供招聘、入職、轉(zhuǎn)崗、離職申請審批管理，實現(xiàn)申請在線實時審批、跟蹤及管理。

3、人事信息統(tǒng)計：提供人事信息多緯度的統(tǒng)計分析功能,支持個人進行信息修改，支持人事信息的導入導出。

五、采購管理

1、采購申請：提供政府采購申請審批(可關聯(lián)合同申請)管理和非政府采購 2000 元以上申請審批管理，實現(xiàn)采購申請在線、實時審批、跟蹤及管理。

2、合同管理：提供合同審批、合同備案功能，實現(xiàn)合同簽訂后的備案登記，紙質(zhì)合同掃描件上傳及管理。

3、材料設備管理：提供材料設備驗收入庫、出庫審批管理，全面數(shù)字化庫存管理，支持材料設備庫存臺帳的導出功能。

六、預算管理

1、預算申請審批：提供預算報送申請、申請審批單查詢功能，用戶可進行追蹤預算報送申請流程，預算報送申請通過后生成預算臺賬。

2、事前支出審批：提供事前支出申請、申請審批單查詢功能，有利于用戶單位費用支出全程可視化管理，有效控制費用合規(guī)支出。

3、費用報銷審批：提供費用報銷申請、申請審批單查詢功能，用戶可進行追蹤費用報銷申請流程，申請審批通過后進行預算扣減，生成對應支出臺賬。

4、預算臺賬管理：用戶通過預算報送申請審批通過后生成預算臺賬，事前支出及費用報銷審批通過后對部門預算進行扣減，生成使用記錄，可查詢明細按需導出。

七、綜合審批

1、宿舍、飯卡申請：提供宿舍、飯卡申請審批管理，線上完成宿舍、飯卡信息的錄入，還可以進行宿舍評比管理統(tǒng)計，入住、退宿、費用信息可直接在后臺系統(tǒng)查看。

2、工作交接申請審批：提供工作交接申請審批管理，實現(xiàn)工作交接申請在線實時審批、跟蹤及管理。

3、快速搭建業(yè)務流程審批：易臣低代碼開發(fā)平臺為院機關快速搭建所需標準流程應用，如維修審批，接待審批等不含業(yè)務數(shù)據(jù)交互的單體流程審批應用。

八、移動辦公

針對公文管理、公車管理、考勤管理、人事管理、預算管理、采購管理等優(yōu)化及提供功能，對應用實現(xiàn)移動辦公應用，讓公務人員隨時、隨地、隨需要處理工作事務，提供在移動終端上進行流程申請及審批、支持手寫批注、手寫簽名審批，能夠進行公文辦理，并能夠在移動終端上支持與流程相關的信息關聯(lián)透視。

優(yōu)勢特色

1、統(tǒng)一消息推送：實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)中的待辦、通知、提醒等消息的統(tǒng)一推送，推送至手機 APP客戶端。

2、統(tǒng)一文件搜索：實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)跨模塊的全文搜索，包括對表單字段、正文、附件等信息全文搜索。

3、流程引擎優(yōu)化：實現(xiàn)院機關與下屬各研究所的跨單位文件流轉(zhuǎn)，支持各種分子流程的應用場景。

4、系統(tǒng)服務端加密：協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)對文件 (正文及附件)進行加密，具備協(xié)同辦公系統(tǒng)查閱權限的人員查看、下載時自動解密；能夠有效防止直接從服務器端拷貝文件導致文件內(nèi)容外泄。

5、系統(tǒng)對接：提供統(tǒng)一的接入服務，將該院協(xié)同辦公系統(tǒng)與下屬各所協(xié)同辦公系統(tǒng)集成對接，實現(xiàn)院、所異構系統(tǒng)之間的公文上傳下達，以及一體化流程審批。

整體應用價值

本次項目新增的業(yè)務功能覆蓋該省xx科學院及下屬各研究所，形成以該科學院為主導的統(tǒng)一協(xié)同管理運營平臺，通過一個平臺統(tǒng)一管控，支持下屬使用單位根據(jù)各自需要進行配置調(diào)整以滿足其辦公管理需求。針對本次項目新開發(fā)的功能模塊，易臣為院機關及各研究所提供不少于 3 次的使用培訓。