項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)為項(xiàng)目準(zhǔn)備預(yù)算，其中包括監(jiān)控他們的團(tuán)隊(duì)如何使用財(cái)務(wù)資源來完成項(xiàng)目。項(xiàng)目管理預(yù)算是詳細(xì)說明交付項(xiàng)目所需費(fèi)用的財(cái)務(wù)文件。了解如何創(chuàng)建適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理預(yù)算可以讓您確定團(tuán)隊(duì)需要什么才能按時(shí)交付高質(zhì)量的項(xiàng)目。 在本文中，將解釋什么是項(xiàng)目預(yù)算，討論為什么它很重要，并檢查準(zhǔn)備預(yù)算時(shí)要遵循的步驟，包括要考慮的提示。

什么是項(xiàng)目預(yù)算？

項(xiàng)目預(yù)算是指指定如何分配資金以實(shí)施提案中描述的活動的文件。它是您希望項(xiàng)目完成的所有活動、任務(wù)和里程碑的總成本。這是您完成項(xiàng)目所需的資金，參與項(xiàng)目的利益相關(guān)者可以批準(zhǔn)。 預(yù)算會在整個(gè)項(xiàng)目階段逐步指導(dǎo)您。 您還可以根據(jù)項(xiàng)目本身發(fā)生的情況更改和調(diào)整預(yù)算。 項(xiàng)目越大、越復(fù)雜，預(yù)算所需的時(shí)間和金錢成本就越高。

為什么制定項(xiàng)目管理預(yù)算很重要？

預(yù)算決定了項(xiàng)目的資金來源。它與相關(guān)的利益相關(guān)者和贊助商溝通團(tuán)隊(duì)需要多少資金以及您計(jì)劃將其用于何處。 預(yù)算可以幫助您控制項(xiàng)目成本。這是一個(gè)作為衡量績效標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃，因?yàn)槟ǔ陧?xiàng)目開始或整個(gè)過程中收集實(shí)際成本。 它還可以根據(jù)您的項(xiàng)目管理預(yù)算的時(shí)間框架和里程碑來衡量您的進(jìn)度。

項(xiàng)目預(yù)算還可以幫助您實(shí)現(xiàn)核心目標(biāo)。 合理的預(yù)算也考慮到了潛在的問題，所以如果在項(xiàng)目進(jìn)行過程中出現(xiàn)問題，可以讓你輕松處理。 項(xiàng)目的預(yù)算管理很重要，因?yàn)樗梢苑乐共槐匾某杀?，并允許您將正確的預(yù)算金額分配給每個(gè)相應(yīng)的需求。

如何編制項(xiàng)目管理預(yù)算

項(xiàng)目管理預(yù)算是項(xiàng)目計(jì)劃階段的一個(gè)組成部分。 您可以按照以下步驟創(chuàng)建成功的項(xiàng)目管理預(yù)算：

1. 確定項(xiàng)目范圍

分配成本的第一步是明確項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和可交付成果。 在此過程中提供幫助的一個(gè)很好的方法是為項(xiàng)目準(zhǔn)備工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)。 這種結(jié)構(gòu)允許您根據(jù)規(guī)定的細(xì)節(jié)詳細(xì)說明交付項(xiàng)目所涉及的所有內(nèi)容。 從這一點(diǎn)開始，為預(yù)算編制過程評估和分配資源變得更加容易。

2.確定資源

下一步是確定完成項(xiàng)目所需的資源。在確定項(xiàng)目的資源時(shí)，您可以考慮以下因素：

l 人員配備：這可能是您預(yù)算中最昂貴的成本，但非常重要。您可以確定您的團(tuán)隊(duì)需要多少額外的成員，需要這些額外的員工多長時(shí)間，并考慮您可以為項(xiàng)目雇用的付款結(jié)構(gòu)。

l 設(shè)備：根據(jù)具體項(xiàng)目的需要而有所不同，可以是施工機(jī)械或項(xiàng)目生命周期內(nèi)的項(xiàng)目管理軟件。

l 銷售和營銷：根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)，您的項(xiàng)目可能涉及銷售和營銷成本。如果您決定您的項(xiàng)目需要這些費(fèi)用，請考慮這些費(fèi)用。

l 培訓(xùn)：您的項(xiàng)目要求可能涉及某些形式的組織變革管理。這些變化有時(shí)需要對員工和團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行培訓(xùn)，您可以通過變化的大小或劇烈程度來估算培訓(xùn)成本。

l 其他：這個(gè)因素完全取決于您的項(xiàng)目的細(xì)節(jié)及其要求。如果您的項(xiàng)目涉及協(xié)作和旅行等需求，您可以考慮項(xiàng)目管理預(yù)算成本。

3. 分配金額

您可以確定項(xiàng)目要求所需的每種資源的數(shù)量。 您可以閱讀您準(zhǔn)備的資源列表，開始評估每個(gè)資源的成本。 擁有可以依賴的項(xiàng)目歷史記錄也很有幫助。 最好調(diào)查其他類似項(xiàng)目并將其成本作為指導(dǎo)。 您可以通過互聯(lián)網(wǎng)或詢問其他曾參與過此類項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員來做到這一點(diǎn)。

這一步對于人員成本至關(guān)重要。 最好為員工設(shè)計(jì)一份平均工資電子表格，并估算這些成本以添加到您的預(yù)算中。

4. 制定預(yù)算

完成上述步驟后，在電子表格或貴公司使用的任何其他類似項(xiàng)目管理軟件中設(shè)計(jì)您的估算。 請記住在準(zhǔn)備預(yù)算時(shí)包括應(yīng)急資金。 您還可以為預(yù)算添加時(shí)間表。它可以幫助您準(zhǔn)確識別何時(shí)可能出現(xiàn)成本。

最好與其他團(tuán)隊(duì)成員一起查看估算，以獲得他們的反饋，并確定您預(yù)計(jì)他們需要多長時(shí)間才能完成任務(wù)。反饋可以幫助您注意您可能忽略的其他元素或您可能犯的錯(cuò)誤。最好在將預(yù)算提交給利益相關(guān)者批準(zhǔn)之前進(jìn)行此校對過程。

5. 獲得批準(zhǔn)并實(shí)施

當(dāng)您向利益相關(guān)者提交項(xiàng)目管理預(yù)算時(shí)，最好證明您陳述的項(xiàng)目和估算的合理性。 一旦利益相關(guān)者批準(zhǔn)了預(yù)算和時(shí)間表，您就可以分配資源并實(shí)施每個(gè)階段或項(xiàng)目。 最好使用預(yù)算作為指導(dǎo)來監(jiān)控項(xiàng)目，這樣成本不會超過預(yù)算，并且團(tuán)隊(duì)成員在預(yù)算中規(guī)定的時(shí)間達(dá)到里程碑。

最佳實(shí)踐提示

以下是一些有助于創(chuàng)建項(xiàng)目管理預(yù)算過程的提示：

l 參考以前的預(yù)算。使用以前類似的項(xiàng)目管理預(yù)算來確定預(yù)算和要考慮的項(xiàng)目，因?yàn)樗梢栽陂_始預(yù)算流程時(shí)為您提供更好的視角。

l 咨詢專家。結(jié)識與您所在領(lǐng)域相關(guān)的專家會很有幫助，因?yàn)樗麄兛赡芤呀?jīng)完成了與您類似的項(xiàng)目，并且可以就可能的挫折和考慮向您提供建議。

l 檢查預(yù)算的準(zhǔn)確性。確認(rèn)所用數(shù)字和語言的準(zhǔn)確性。您可以與團(tuán)隊(duì)成員交叉檢查您的工作，以確保您提供的預(yù)算準(zhǔn)確且全面。

l 創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。將此預(yù)算用作您項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)，并確保所有成本、里程碑和活動與您在預(yù)算中考慮的內(nèi)容保持一致。

l 定期更新預(yù)算。如果預(yù)算或必要因素有任何變化，請立即將它們添加到項(xiàng)目中，以便您仍然可以使用該預(yù)算來監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)度。

創(chuàng)建項(xiàng)目管理預(yù)算時(shí)要考慮什么

在編制預(yù)算之前，有一些因素需要考慮。這些包括：

成本估算

您的預(yù)算包括不同類型的成本和費(fèi)用，例如直接和間接成本、資本支出和運(yùn)營費(fèi)用，以及與項(xiàng)目可交付成果相關(guān)的成本。預(yù)算不要求您將準(zhǔn)確和準(zhǔn)確的成本作為他們的估計(jì)。當(dāng)您開始項(xiàng)目時(shí)，這些數(shù)字可能會發(fā)生變化。在準(zhǔn)備估算時(shí)，要切合實(shí)際并盡可能準(zhǔn)確地了解項(xiàng)目的資源需求。當(dāng)您不確定時(shí)，請考慮高估。

預(yù)算監(jiān)控

項(xiàng)目預(yù)算管理確保您的項(xiàng)目符合您確定的預(yù)算。您可以注意到在項(xiàng)目完成之前成本是否開始超過確定的估算。預(yù)算監(jiān)控對于項(xiàng)目能夠執(zhí)行與支出相關(guān)的責(zé)任至關(guān)重要。您還可以監(jiān)控以確定項(xiàng)目是否需要在預(yù)算中增加更多資金，以便工作不會停止。決定何時(shí)向您的團(tuán)隊(duì)展示預(yù)算監(jiān)控報(bào)告。

預(yù)算應(yīng)急

為完成項(xiàng)目時(shí)可能發(fā)生的任何問題做好準(zhǔn)備是很重要的。 您可以獲得最詳細(xì)的成本和資源估算，但意外的延誤和問題仍然可以讓您重新審視預(yù)算并進(jìn)行修改和修正。 它有助于為這些問題準(zhǔn)備應(yīng)急基金。 一個(gè)好的規(guī)則是為可能的意外情況設(shè)定總預(yù)算的 10%。 如果項(xiàng)目期間沒有突發(fā)事件需要解決，您可以在預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目。