摘要：基層單位文明創(chuàng)建是一項系統(tǒng)工程，也是一個不斷發(fā)展的過程，可以通過文字、圖片、音視頻等檔案來表達和實現(xiàn)。創(chuàng)建全面化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的基層單位文明創(chuàng)建檔案，對推動各項工作順利有序開展具有重要意義。因此，對于各文明單位和正在積極創(chuàng)建文明單位的基層部門來說，創(chuàng)建全面規(guī)范的文明單位專項檔案變得十分重要。

一、引言

基層單位文明創(chuàng)建是一個漫長、不斷變化的過程，也是一個有計劃、不斷系統(tǒng)化的過程。因此，收集、篩選和保存好基層單位文明創(chuàng)建檔案資料，成為基層單位文明創(chuàng)建一項必不可少的工作，也是上級部門考核基層單位文明創(chuàng)建工作的一項關(guān)鍵依據(jù)，直接影響基層單位文明建設(shè)。

二、檔案管理

基層單位文明創(chuàng)建檔案管理直接反映了基層單位文明創(chuàng)建活動的完成情況，在考察時具有重要參考價值。文明創(chuàng)建工作是一項耗時長、持續(xù)久的工作，材料也不是固定不變的，各基層單位都要建立完善的文明創(chuàng)建檔案管理制度，資料收集人員要在清楚材料收集范圍的基礎(chǔ)上，重視平時材料的收集、篩選和歸檔工作。

(一)檔案收集

檔案收集工作作為一項比較基礎(chǔ)的工作，主要有隊伍建設(shè)、班子建設(shè)、活動創(chuàng)建、內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)管理、榮譽表彰等，它包含了文明單位創(chuàng)建活動的各個方面，要求在日常生活中要重視對原始資料的積累。當前來看，檔案收集包括文字資料、圖片資料和音視頻資料的收集。

1、文字資料。在所有收集的材料中，文字資料占的比例最大。作為最常見的收集對象和最傳統(tǒng)的展現(xiàn)方式，文字資料是相對成熟的一項資料。資料收集人員要認真依據(jù)考核標準，對單位活動的各種文字材料進行收集，各個部門加強合作，使各方面文字資料都能得到留存?zhèn)浒浮?

2、圖片資料。和文字資料相比，圖片資料更加簡明、形象，在展現(xiàn)文明單位風采方面起關(guān)鍵作用。圖片資料不僅使材料種類更加豐富，而且能夠充分展現(xiàn)創(chuàng)建活動風采，體現(xiàn)單位和員工的精神風貌。

3、音視頻資料。在日常工作中，文字、圖片資料在儲存、傳遞信息上具有一定的局限性，這時候，音視頻資料就發(fā)揮了補充和替代作用。和圖片資料相比，音視頻資料可以更加全面直觀地展示活動內(nèi)容，更好地還原創(chuàng)建活動現(xiàn)場。

不論哪種資料，都應(yīng)該隨時收集保存，因此，資料收集工作顯得更加重要[1]。單位組織各項活動之前，都應(yīng)該提前做好相應(yīng)資料收集方案，確?；顒咏Y(jié)束后能得到結(jié)果類資料。

(二)檔案整理

考核文明單位有很多精細化的指標，會有大量且復(fù)雜的整理工作。所以，在資料收集之前，就應(yīng)該按照一定的原則，使收集到的資料既全面又能展現(xiàn)活動特色。

1、資料選擇。每次創(chuàng)建活動都會有大量的材料產(chǎn)生，資料收集人員在進行資料收集之前就應(yīng)該嚴格按照考核標準進行各類資料的篩選工作，依據(jù)活動創(chuàng)建具體情況逐條逐項收集，在做到全面的同時，盡力簡潔、不冗余。

2、資料分類。活動創(chuàng)建工作資料在收集中選擇，在選擇中分類，環(huán)環(huán)相扣，緊密連接。由選擇到歸類是越來越精細化的過程，根據(jù)考核中的具體指標層層劃分。一定要注意，如果分類時的類別太大，會導致材料的內(nèi)容過于籠統(tǒng)，沒有辨識度。類別太小又會過于繁雜，使工作量大大增加。建議根據(jù)基層單位的具體情況來進行分類。歸類工作主要圍繞“細”字來進行，按照指標要求把篩選出的資料分類細化到每個小指標，為之后的上報考評工作打好基礎(chǔ)。

3、資料編序。資料分類后要排序，并制定目錄，一個分類一個目錄，內(nèi)容可以按照時間順序或者具體指標順序來排列。目錄無具體格式，可以按照本單位實際情況編制。編序工作要體現(xiàn)創(chuàng)建活動特色，匯編內(nèi)容要詳略得當，突出本單位的特色工作、項目、經(jīng)驗等，將本單位文明創(chuàng)建特色做大、做強。

(三)檔案保存

文明單位的評測時間一般比較長，資料的保存就顯得尤為重要。再加上檔案具有不可再生性，因此在存放方面具有較高的要求。

1、文件盒保存。檔案要隨時采集隨時分類，放到統(tǒng)一的文件盒里，依據(jù)生成時間或者具體內(nèi)容進行編序，滿足一類一盒，在文件盒的外面做好注釋，方便查找和管理。

2、檔案柜保存。文件盒要放入特定的檔案柜中，如果不能滿足條件，也可以在檔案柜中安排專門區(qū)域存放創(chuàng)建工作檔案。另外，檔案柜要避免火災(zāi)、潮濕、蟲害等帶來的損壞，確保創(chuàng)建工作檔案的安全干凈。

三、管理模式

檢查單位文明創(chuàng)建工作檔案包含了基層單位文明創(chuàng)建活動考核期間的方方面面，體現(xiàn)了文明創(chuàng)建活動開展的具體情況。很多歷屆文明單位已經(jīng)制定了較為完善的文明創(chuàng)建工作檔案管理制度，在管理模式方面總結(jié)出很多寶貴經(jīng)驗。

1、制定規(guī)劃。在歷屆文明單位創(chuàng)建活動開始之前，按照上級部門相關(guān)標準，以本單位具體情況為基礎(chǔ)制定本次文明創(chuàng)建活動規(guī)劃。工作人員要掌握該單位文明創(chuàng)建活動規(guī)劃的具體內(nèi)容，做到有備無患。對于隨時提出的文明創(chuàng)建要求，要盡快歸納到資料采集的準備工作中去。

2、有序進行?；鶎訂挝晃拿骺己酥芷陂L，文明創(chuàng)建活動內(nèi)容豐富，而且是一個持續(xù)的過程，每次創(chuàng)建活動都會產(chǎn)生大量的文字、圖片、音視頻等資料?；鶎訂挝辉谄綍r收集資料時要認真按照隨時收集隨時分類的要求，避免遺漏。同時，可以對資料進行簡單整理，去除多余的材料，留下關(guān)鍵的、重要的資料，避免資料過多，降低屆滿前檔案資料整理的工作量。

3、增強保障。伴隨傳統(tǒng)紙質(zhì)資料、圖片檔案、音視頻檔案等形式和數(shù)量越來越多，每個活動文明創(chuàng)建單位要按照每種檔案存放使用的具體標準，使文明創(chuàng)建工作檔案的管理設(shè)備和環(huán)境得到完善，保證文明單位檔案管理工作穩(wěn)定進行[2]。另外，還要增加對應(yīng)的資料采集和管理人員，動員更多的人來進行宣傳，提升人們參與的主動性，使人們更加積極主動地提交資料。

4、總結(jié)完善。文明單位創(chuàng)建工作是一個慢慢發(fā)展的過程，在此過程中要不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷完善和規(guī)范。每一次文明單位創(chuàng)建工作完成后，要仔細研究總結(jié)本屆文明單位創(chuàng)建工作經(jīng)驗，查漏補缺。對檔案收集整理中的優(yōu)秀合理做法進行大力宣傳，對總結(jié)出來的問題逐條改正并給出預(yù)防方案，確保基層單位文明創(chuàng)建檔案管理工作平穩(wěn)進行。

四、對策及建議

(一)活動內(nèi)容上更具特色。文明單位考察標準都是制定好的，所有的參評單位都需要依據(jù)該標準來進行資料的采集篩選。在此背景下，工作人員在收集考核資料時很多材料的內(nèi)容都是一致的。想要自己單位的考核資料在各參評單位中吸人眼球，讓人印象深刻，展現(xiàn)創(chuàng)建特色相當必要。工作人員在資料采集時要抓住關(guān)鍵點，突出特點，以發(fā)展為基礎(chǔ)，在內(nèi)容基本一致的工作檔案材料中，做到“人無我有，人有我優(yōu)”。

(二)活動形式上更加豐富。文明單位考核工作要做到紙質(zhì)材料、音頻、電子文檔等資料相輔相成。怎樣正確合理地使用新方式來展現(xiàn)文明單位創(chuàng)建活動的特點，使考核資料更加多元化[3]。基層單位文明創(chuàng)建應(yīng)該在做好紙質(zhì)檔案收集整理工作的基礎(chǔ)上，逐步完善規(guī)范電子化檔案。大力提倡電子檔案管理模式符合當前綠色環(huán)保和可持續(xù)的發(fā)展觀念，管理部門應(yīng)該不斷完善電子化檔案考核制度，這不但有利于節(jié)省能源和辦公成本，也解決了紙質(zhì)檔案存儲空間大的問題。同時，利用網(wǎng)絡(luò)平臺進行考核與探討，可以快速總結(jié)、推廣檔案管理工作經(jīng)驗，全面提升文明單位創(chuàng)建能力。

(三)建立健全檔案管理制度?；鶎訂挝粦?yīng)該給專(兼)職文明創(chuàng)建檔案工作人員組織全面的培訓探討機會，例如文明單位之間可以經(jīng)常舉辦檔案管理經(jīng)驗交流活動，提升基層單位文明創(chuàng)建檔案的管理能力;組織文明單位創(chuàng)建領(lǐng)導成員對檔案管理工作開展情況進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時改正和解決，確保創(chuàng)建檔案管理工作平穩(wěn)進行;將文明單位創(chuàng)建檔案管理工作的考核結(jié)果納入年終績效考核中，對工作中表現(xiàn)突出的人員給予一定獎賞，提升檔案管理人員工作的積極主動性。

五、結(jié)語

綜上，把精神文明建設(shè)與檔案管理工作融為一體，進一步增強基層單位文明創(chuàng)建檔案管理工作，建立系統(tǒng)、完善、規(guī)范的創(chuàng)建文明單位活動檔案，對于回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗、指導工作，不斷深化創(chuàng)建文明單位活動，促進文明單位各項事業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。

參考文獻

[1]張林艷,顏萍.如何加強基層單位文明創(chuàng)建檔案管理——以宜昌市為例[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(16):67-68.

[2]鄭玉梅.淺析文明單位創(chuàng)建檔案管理工作[J].應(yīng)用能源技術(shù),2011(12):13-15.

[3]陳海燕.文明單位創(chuàng)建檔案存在的問題及對策[J].城建檔案,2016(12):96-97.

作者：汪鍵(湖南省木偶皮影藝術(shù)保護傳承中心)