近日有客戶咨詢李律師：如何避免員工將公司印章帶出辦公室，隨意使用公司印章或者偷蓋公司印章，給公司帶來損失的情況。為此筆者特意整理了一套規(guī)章制度，以饗讀者。

一、公章使用管理制度

1、公章由企業(yè)總經(jīng)理指定專人負責管理，并掌握使用。使用公章一律登記，要由經(jīng)辦人簽字。

2、以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，經(jīng)總經(jīng)理審閱批準后方可加蓋公章并嚴格登記手續(xù)。

3、企業(yè)公章不外借，主管人不在時由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好交接手續(xù)。

4、企業(yè)員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經(jīng)理批準并嚴格登記手續(xù)。

5、任何人不得以任何借口要求在空白書面上加蓋公章。

6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

二、合同章使用管理制度

1、合同專用章由財務部專人保管，任何部門、人員不得借用、代用合同章，違反規(guī)定造成的后果，由印章保管人負責;發(fā)生遺失，應及時報告處理。

2、凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同，經(jīng)總經(jīng)理同意方可成立。經(jīng)法定代表人審核、簽字后，在財務部蓋章，并嚴格按照登記手續(xù)進行登記備案。

3、未經(jīng)總經(jīng)理批準，沒有法定代表人審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專用章，否則由當事人承擔一切經(jīng)濟損失，并追究其刑事責任。

4、凡私蓋合同專用章或利用合同專用章營私舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

三、財務專用章、法人章使用管理制度

1、財務專用章和法人章要由財務負責人負責保管并掌握使用。

2、財務專用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。

3、除正常的財務需要用財務專用章和法人章外，其他事項需要用章的必須經(jīng)過財務負責人報請公司，總經(jīng)理批準后方可使用并嚴格登記手續(xù)。凡私蓋章者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

4、任何人不得以任何借口在空白書面上加蓋財務專用章和法人章。

四、發(fā)票專用章使用管理制度

發(fā)票專用章由會計人員負責保管并掌握使用，發(fā)票專用章用于加蓋增值稅專用發(fā)票，財務部門在收到貨款，驗證購貨方“一般納稅人資格證書”后給其開具增值稅專用發(fā)票并蓋發(fā)票專用章。

五、用印蓋章材料要求

1、蓋章的材料不得用復印件或傳真件。字跡須清晰、正確。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，不得有空白未填寫部分。

2、用印人提供的材料不符合上述條件的，印章保管人不予蓋章。

六、使用印章程序

用印人申請使用印章須按照以下程序進行：

1、填寫《用印申請單》

用印須填寫《用印申請單》，一類蓋章材料填一份申請單。

申請單由分行經(jīng)理級別以上人員在申請書上簽字，申請單必須是原件，若為傳真件、復印件須電話確認真實性。

用印申請單經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后。保管人依此進行蓋章。若無總經(jīng)理簽字，且需要立即蓋章的，由保管人電話向總經(jīng)理請示，總經(jīng)理同意后予以蓋章，事后總經(jīng)理在申請單上補簽字。

各分行需保管用印申請單的復印件，以便印章保管人與分行對蓋章情況進行核實。

2、保管人進行蓋章

印章保管人，須親自對用印材料進行蓋章，不得將印章交于他人進行蓋章。其他人不得擅自使用印章進行蓋章，或作他用。

3、提供蓋章材料復印件

用印材料蓋完章后，需向印章保管人提供復印件一份，用印人須在復印件上簽字留檔保存。

復印件可由印章保管人在公司進行復印。

4、用印人填寫《專用章蓋章登記表》

用印人必須如實填寫《專用章蓋章登記表》。

5、保管人核實《用印申請單》、《專用章蓋章登記表》、用印材料、一致無風險后將用印材料交給用印人。

印章保管人對用印材料進行蓋章后，以郵件形式將蓋章信息向用印人的主管、經(jīng)理進行通報，并抄送分區(qū)、區(qū)域經(jīng)理。

6、所有加蓋印章的文件最后都必須留存電子檔，且均應記錄在案。

七、用印時間地點

1、各專用章要妥善保存，用印人須在辦公時間內(nèi)申請用印，如在非工作時間、節(jié)假日使用，需電話向總經(jīng)理申請，由總經(jīng)理指定時間地點印章保管人進行蓋章。

2、印章應妥善保管，原則上不得將公章帶出公司辦公區(qū)域使用。

八、印章的保存

1、印章在不使用期間，印章保管人需將印章保存在保險柜、帶鎖的文件櫥中，并保證只有自己能控制該公章，否則因此產(chǎn)生的責任由保管人承擔。

2、印章在使用期間，印章保管人必須保證印章在保管人的控制范圍之內(nèi)。

3、用完印章須立即將印章收好。

4、應確保有一位保管人在辦公時間在公司進行蓋章。如遇公司大型聚會，總經(jīng)理另行安排。

5、未經(jīng)許可，非印章保管人使用印章蓋章行為與印章保管人承擔相應的責任。

九、處罰規(guī)則

1、保管人私下自用、外借、丟失印章的，處罰款X元。

2、保管人無正當理由不予蓋章，并給分行業(yè)務造成影響的，處罰款X元。

3、保管人對空白材料進行蓋章的，處罰款X 元。

4、由于保管人的原因致使用印人自己蓋章的，處罰款X元。

5、保管人私自將公章帶出辦公區(qū)域的，處罰款X元。

6、保管人沒有妥善保管印章，造成不利后果的，處罰款X元。

7、保管人沒有按照用印程序進行蓋章的，處罰款X元。

8、違反本規(guī)定給公司造成不良影響的，處罰款X元。

十、印章的使用監(jiān)督

1、關(guān)于監(jiān)督印章的使用情況，每月X日對使用印章情況進行核對、通報。

2、罰款由某某執(zhí)行，罰款費用作為公司財產(chǎn)。

十一、其他規(guī)定

1、同一類型的印章不得私刻多個，避免使用時產(chǎn)生混亂。

2、設立電子化報審體系，所有加蓋印章的文件都必須留存電子檔，報審人員、審批人員、蓋章人員應為不同人員，且均應記錄在案，便于產(chǎn)生糾紛時能夠回溯用印情況。

3、廢棄印章應當銷毀，不得隨意丟棄，避免被濫用。

4、印章丟失、損毀后印章保管人應當?shù)谝粫r間采取登報聲明或公示催告等方式進行對外公示，并重新依法刻制新的印章。

5、公司內(nèi)部用印嚴格按照上述規(guī)定。

6、本規(guī)定自X年X月X日起實施。