一、目的

為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，做到管理有依據(jù)、合約有約束、履行有檢查，維護(hù)公司的合同權(quán)益，特制定本管理辦法。

二、適用范圍

本制度適用于公司簽訂和履行的所有建設(shè)工程施工合同、勞務(wù)分包合同、專業(yè)分包合同、施工內(nèi)部成本承包合同、材料設(shè)計(jì)購買合同等。

三、職責(zé)

3.1公司執(zhí)行董事負(fù)責(zé)建設(shè)工程施工合同、施工內(nèi)部承辦合同及重大專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、購買合同的批準(zhǔn)及授權(quán)簽訂。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)如下：

3.2.1負(fù)責(zé)對(duì)合同專用章、合同示范本、法人授權(quán)委托書的管理和發(fā)放；

3.2.2負(fù)責(zé)建設(shè)工程施工合同、勞務(wù)分包合同、專業(yè)分包合同、施工內(nèi)部承包合同、買賣合同的檔案管理；

3.2.3負(fù)責(zé)協(xié)助法務(wù)人員對(duì)合同定期與不定期的審查和復(fù)盤工作；

3.2.4負(fù)責(zé)本管理辦法的監(jiān)督執(zhí)行；

3.3 法務(wù)人員負(fù)責(zé)公司各類合同的談判、預(yù)審、簽訂及執(zhí)行監(jiān)管等管理工作，具體職責(zé)如下：

3.3.1負(fù)責(zé)指導(dǎo)、協(xié)助各部門做好各類合同的簽訂和監(jiān)管；

3.3.2負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各類合同的過程履行情況；

3.3.3負(fù)責(zé)各類合同的爭(zhēng)議、調(diào)解及訴訟；

3.4公司各級(jí)管理層及員工是相關(guān)合同執(zhí)行的第一人，負(fù)責(zé)各自對(duì)應(yīng)合同的具體履行情況；

四、合同簽訂過程

4.1合同簽訂過程是指合同的預(yù)案審查、合同的執(zhí)行、合同的監(jiān)督、合同的管理。包括從資信調(diào)查、合同擬定、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結(jié)歸檔等全過程的管理。

4.2合同簽訂過程

五、合同日常管理

5.1合同的存檔管理

5.1.1合同的存檔管理部門為：公司綜合管理部。

5.1.2合同存檔資料包括但不限于各類合同的原件、合同簽訂前置談判資料如談判記錄等、合同簽訂的審批表等。

5.1.3合同存檔的操作規(guī)程：各部門留存生效合同復(fù)印件，合同簽訂后三個(gè)工作日將原件存檔綜合管理部，其中綜合管理部適用的表單為《合同存檔登記臺(tái)賬》。

5.2合同的借閱管理

5.2.1合同借閱審批流程：申請(qǐng)人發(fā)起借閱申請(qǐng)——部門負(fù)責(zé)人（分管副總）復(fù)核——分管副總審核——綜合管理部辦理借閱登記，其中適用的表單為《合同借閱申請(qǐng)表》、《合同借閱登記臺(tái)賬》。

六、合同履行監(jiān)管

合同管理重點(diǎn)在于履行過程的監(jiān)管，如，履約過程是否符合合同約定的要求及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、是否做好合約中節(jié)點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)的文檔留存等。

合同存檔后關(guān)鍵合約內(nèi)容的提取。合同管理的終點(diǎn)并不是合同的存檔，反而存檔管理是合同履行監(jiān)管的管理。具體操作過程如下：

第一步：在專業(yè)法務(wù)人員的指導(dǎo)下，綜合管理部建立內(nèi)部合同履行管理臺(tái)賬格式如下：

綜合管理部在法務(wù)人員指導(dǎo)下整理履約中注意事項(xiàng)，反饋至合同執(zhí)行部門，格式如下：

合約中重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容匯總表

第二步：綜合管理部以月度為單位，每周30日前要在法務(wù)人員協(xié)助下整理一份《月度合同履行匯總表》（格式如下）上報(bào)執(zhí)行董事，匯總表核心內(nèi)容為上月各類合同中重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容履約情況和下月各類合同擬跟蹤關(guān)注計(jì)劃。

第三步：合同執(zhí)行完畢存檔保管。合同執(zhí)行完畢后，綜合管理部要將與合同相關(guān)的所有資料匯總至檔案袋中，并制作目錄表粘貼于檔案貸封面。

七、合同后續(xù)管理

法務(wù)人員要定期指導(dǎo)綜合管理部將在各類合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題進(jìn)行匯總分析，并將分析后形成各類型合同簽訂注意事項(xiàng)以書面文字形式反饋至各部門，助推各部門做好各類合同談判及簽訂工作。