合同管理在企業(yè)的采購周期中發(fā)揮著不可或缺的作用。隨著數(shù)字化熱潮的普及，如果采購團(tuán)隊仍然依賴人工流程、電子表格和孤立的系統(tǒng)，來管理買方合同授標(biāo)前和授標(biāo)后階段，就會導(dǎo)致合同的整體管理效率低下、耗時長、成本增加，并使企業(yè)面臨風(fēng)險。

因此，采購部門的合同管理必須是一個高效且管理完善的流程。以下五大采購合同管理實踐，可以幫助企業(yè)提高采購流程的效率和效益：

1、優(yōu)化供應(yīng)商管理和服務(wù)水平協(xié)議

改進(jìn)合同管理的最佳做法之一，是能夠更清楚地了解供應(yīng)商關(guān)系的表現(xiàn)。

實施采購合同管理可以在組織層面構(gòu)建合同數(shù)據(jù)，從而提供端到端的可視性，還有助于監(jiān)控和管理合同條款、日期、重要供應(yīng)商信息、供應(yīng)商類型、合同類型等。有了實時數(shù)據(jù)洞察力，企業(yè)就能知道哪些供應(yīng)商在履行義務(wù)，哪些沒有履行義務(wù)，并能對其進(jìn)行相應(yīng)的管理。

2、消除創(chuàng)建訂單的手動流程

企業(yè)應(yīng)簡化對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的收集和監(jiān)控，在收集重要的供應(yīng)商資格信息后，選擇最佳供應(yīng)商，然后使用批準(zhǔn)的供應(yīng)商列表和供應(yīng)商資料數(shù)據(jù)創(chuàng)建采購訂單模板。

企業(yè)應(yīng)使用最新的合同信息，通過采購管理軟件創(chuàng)建采購訂單，該軟件具有自定義模板、審批工作流程功能，使采購人員能夠自信地執(zhí)行合同。

這樣不僅消除了手動錯誤，有助于降低成本，還能起到檢查合同合規(guī)性的作用。

比較供應(yīng)商的報價并進(jìn)行響應(yīng)可能是一項非常耗時且艱巨的任務(wù)。通過全面的合同數(shù)據(jù)存儲庫，采購專業(yè)人員可以確定合適的供應(yīng)商，并輕松創(chuàng)建有效的談判文件。

合同數(shù)據(jù)將包括定價、服務(wù)水平協(xié)議（SLA）以及條款和條件。先進(jìn)的采購合同管理解決方案可確保企業(yè)的審批政策得到執(zhí)行，并在每份合同中包含所有必要信息。

3、簡化采購流程

通過創(chuàng)建一個中央信息庫，采購部門可以對以數(shù)字格式存儲的所有合同信息進(jìn)行分類和搜索。自動化可幫助采購專業(yè)人員節(jié)省時間，消除手動搜索供應(yīng)商和當(dāng)前合同相關(guān)信息的低效現(xiàn)象。因此，它有助降低與采購相關(guān)的成本，提高部門的效率和生產(chǎn)力。

4、輕松監(jiān)控和管理支出

采購功能中的支出透明度有助于發(fā)掘潛在的節(jié)約潛力。使用采購合同管理軟件，采購專業(yè)人員可以輕松監(jiān)控和跟蹤與銷售商和供應(yīng)商簽訂的合同相關(guān)的所有支出。

軟件工具消除了可能出現(xiàn)手動錯誤和數(shù)據(jù)不完整的雜亂電子表格，這些專業(yè)人員可以通過圖形化儀表盤和可定制報告中捕獲的合同數(shù)據(jù)，快速得到結(jié)果并報告與供應(yīng)商協(xié)議相關(guān)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

5、提高供應(yīng)商績效可見性

通過持續(xù)衡量供應(yīng)商對合同條款的遵守情況，以及基于動態(tài)供應(yīng)商績效指標(biāo)的采購活動，自動化可幫助采購部門及早發(fā)現(xiàn)問題。這樣，企業(yè)就能降低多供應(yīng)商的維護(hù)成本，改善與供應(yīng)商的關(guān)系。有了中央信息庫中的信息，就可以標(biāo)記合同到期日，這樣就不會錯過最后期限，確保實現(xiàn)合同里程碑。

采購部門要想了解整個價值鏈的合同執(zhí)行情況，就必須具備分析能力、審計跟蹤和合規(guī)執(zhí)行能力。通過部署現(xiàn)代合同管理解決方案，企業(yè)可以分析供應(yīng)商績效，從而與供應(yīng)商確定最有效的關(guān)鍵績效指標(biāo)和服務(wù)水平協(xié)議。

實現(xiàn)合同管理流程自動化

要改進(jìn)采購合同流程，最有效的方法是實現(xiàn)自動化。使用采購管理軟件8Manage SRM可以幫助解決這個問題。

1、適用于不同類型的采購活動

8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：
● 簡單的消費品采購
● 有復(fù)雜合同條款和復(fù)雜交付的大宗采購

2、在同一頁面管理整個采購合同

在8Manage中，所有采購員和采購管理者可以在同一個頁面上查看和管理整個采購合同。每個采購合同都可以用一個項目來管控資源、活動、采購物料以及交付，以確保交付符合合同條款。

3、采購合同修改和審批

8Manage的采購合同管理提供了靈活的修改機(jī)制。已經(jīng)審批過的合同可以通過申請進(jìn)行修改，系統(tǒng)會追蹤記錄每個修改版本，并管理最新版本的重新審批流程。

4、采購合同續(xù)約管理

8Manage支持采購合同的續(xù)約管理。用戶可以設(shè)定續(xù)約周期和價格調(diào)整，在合同到期前系統(tǒng)會自動發(fā)送續(xù)約提醒。通過8Manage SRM采購管理系統(tǒng)的續(xù)約概覽，采購人員可以輕松查看即將需要續(xù)約的采購合同，方便省時。系統(tǒng)還支持根據(jù)設(shè)定自動生成新的采購合同，提高效率、準(zhǔn)確性。

作為一站式的端到端采購管理解決方案，除了可以全面管理采購合同外，8Manage SRM采購管理軟件還包括從采購申請、詢價、競價、招標(biāo)、采購訂單、采購執(zhí)行到供應(yīng)商生命周期的全面管理。系統(tǒng)不僅可以顯著提高企業(yè)的采購效率，還確保采購過程的公平、公正、透明。