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行政費用控制管理辦法

1. 目的

為了明確列入行政管理的費用項目，建立健全行政類費用管控的方式方法，指導行政部門在費用管控按標準規(guī)范執(zhí)行費用管控工作。

1. 適用范圍

本辦法適用于股份公司及各子公司行政部的日常行政費用管理工作。

1. 列入行政費用管理明細及管控方式

建立健全各類行政類費用的管理措施，通過“分級限標”統(tǒng)一設定費用限制標準；通過對固定性支出費用進行“總額預警”，總額控制，超標預警；“先審批后支出，誰審批誰負責”的流程管控，扎口管理環(huán)節(jié)和職責；

梳理與統(tǒng)一各地行政管理環(huán)節(jié)中的費用明細，有利于后續(xù)行政類費用數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理與分析，根據(jù)股份行政部門分類類別及明細如下：

注：①各地行政因屬地差異有其他費用另行補充。②不包含未經行政管理環(huán)節(jié)的費用。

1. 業(yè)務招待類費用管控

業(yè)務招待類費用主要分為來訪禮節(jié)性接待及業(yè)務拓展商務洽談招待費用，來訪接待行政部門應依照嚴格的分級標準執(zhí)行。因業(yè)務拓展、商務洽談而產生的招待費用應另行登記。

行政部門應區(qū)分登記上述兩項不同性質的費用明細，并每月底將采購、銷售招待費用提交至部門負責人處，用于業(yè)務部門業(yè)績提成費用相關參考。

1. 分級限標

公司來訪招待事務堅持分級限標，按照來訪重要級別劃分費用標準，各地部門及行政結合實際情況在限定標準范圍內執(zhí)行，特殊標準須副總級以上審批。

注：一般正常業(yè)務往來的業(yè)務員、工作人員不進行業(yè)務招待活動。個別情況以紅杉樹煙。

接待香煙、酒水應當限定4-5個品種。香煙品種依次為：硬中華（45元）、軟中華（65元）、黃金葉天葉及細只（98元）；酒水品種依次為：天之藍（350元）、夢之藍M6（720元）、五糧液、茅臺。另個別情況采用紅杉樹蘇煙（22元）、海之藍（160元）。

1. 流程管控

副總級以上領取貴重禮品發(fā)起經過總經理審核，進入行政安排。副總級其他招待用品直接進入行政安排。

其他人員按接待級別申請相應標準煙酒禮品，普通級接待超標準申請需行政部再次確認，現(xiàn)有超標準先例需重新申請，禮品贈送時煙、酒、禮盒只選擇一樣。

1.1香煙

①小于等于5包香煙（限定硬中華）：發(fā)起人—部門審核—行政安排

會議工作煙在結束后多余香煙（含開包煙）需上交行政并登記實際使用。

②大于5包香煙及其他禮品：發(fā)起人—部門審核—總經理審核—行政安排

1.2 酒水：發(fā)起人—部門審核—分管副總審核—行政安排

就餐時，如有煙、酒、飲料等物品需求的，由接待歸口部門在RAP信息系統(tǒng)行政管理類中填寫《禮品領用清單》，按流轉程序完成后到行政部領取。禁止通過酒店等其他途徑取得.就餐結束后需清點煙酒，多余經辦人當天退回。

1.3 餐飲：公司業(yè)務接待食宿統(tǒng)一由公司安排，接待歸口部門應提前在RAP信息系統(tǒng)行政管理類中填寫《就餐申請單》，按需求選擇內部或外部就餐，經部門經理審核、分管副總批準后，分別由后勤部或行政部登記并統(tǒng)一安排。申請人應提前一天流轉《就餐申請單》，并注明來訪人有特殊飲食習慣的，如遇特殊情況，需經分管副總通知行政部或后勤部。事后兩天之內補辦手續(xù)，否則接待費用不予報銷。

1.4 接待用餐原則上由部門負責人以上人員負責安排陪同，陪同人員不可超過3人。若同一天多單位、多部門來訪，可由行政部或后勤部提出建議并餐，經相應部門同意后安排并餐。

1.5 所有外部餐飲招待預定需經行政部門通知指定餐飲商家為準，并依據(jù)接待檔次費用標準預定菜單，以確定菜單總價為簽單金額結算。

1.6住宿：除公司高層領導接待以外，凡需接待住宿需求應在《就餐申請單》中提前審批，由行政部依據(jù)接待標準統(tǒng)一安排公司協(xié)議酒店辦理入住，同性別相同低級別人員住宿默認安排標間標準。

1.7 接待會議中僅限高層領導副總級以上接待規(guī)格安排水果及茶點，其余接待會議由行政部統(tǒng)一安排茶水。

5、差旅車輛類費用管控

本類費用未包含員工差旅過程中的火車、汽車公共交通、住宿、招待費用。具體規(guī)范詳見《員工差旅管理制度》。

1. 分級限標及總額控制

針對公司行政部統(tǒng)一管理的機票預訂、滴滴打車，分級限標規(guī)定如下：

注：①比價搭乘飛機：在非緊急出差情況下，當機票價低于同時間火車票價可選擇搭乘飛機，當差旅距離超過8小時火車車程可選擇搭乘飛機。選擇火車的方式，車程超8小時并在火車上過夜（晚十點至早六點）可購買臥鋪。

②網約車：當?shù)胤焦步煌ù_實不便，可審批上級領導后遠距離打車，但最高限額100元/日次，約30公里。不得非必要超遠距離網約車行程。

③公務車：非必要（除疫情、攜帶重品、陪同客人、四人同行）經理級（含）以下不得超遠距離（超300公里）使用公務車輛，可選擇高鐵等公共交通。

④超一類城市：因需要在北京、上海、廣州、深圳住宿，住宿標準可提高100元/天。同性別相同級別人員住宿應安排標間標準。

1. 流程管控
2. 計劃出差人員需預定機票時，必須至少提前一周通知行政部，由行政部統(tǒng)一辦理票務事宜，固定出差人員提倡提前一周做好出差規(guī)劃。緊急情況需公司高層領導授意同意后方可訂購機票。

（流程：發(fā)起人——部門審核——分管副總（有條線副總的先到各自條線副總審核）——總經理審核——行政安排——發(fā)起人知悉）

1. 因個人原因導致的機票退票費、改簽費等由當事人個人承擔。
2. 行政部可根據(jù)差旅人員出差計劃和緊急性，在綜合比較價格及行程時間后，根據(jù)成本最優(yōu)原則，可建議改換交通方式及搭乘換乘方式。
3. 各部門因公使用車輛時，應提前申請，統(tǒng)一服從行政部調度車輛，遵循輕重緩急。市內用車需提前半天申請，市外用車，同一地點辦事盡量合并用車。

（流程：發(fā)起人—部門審核—各分管副總條線副總審核均可（銷售部和原料采購部直接進入下節(jié)點）——行政安排車輛 ）

1. 涉及車輛各項手續(xù)辦理、油卡、ETC、保險、保養(yǎng)、維修、年審均由行政部歸口統(tǒng)一管理。及時解決車輛駕駛規(guī)章、違規(guī)及交通事故的處理或處罰。

5.1 針對公司公務車輛日常維護保養(yǎng)保險費用，實行總額控制。

注：定點維修保養(yǎng)，不得私自交由第三方進行保養(yǎng)、維修，公對公結算。

5.2 保養(yǎng)應以超過里程數(shù)為保養(yǎng)周期。

5.3 年保費費率低于上一年度，保費險別基本險種，車損險逐年遞減。

5.4 汽車服務相關大金額充值（油費）積分等年度兌換納入行政物品倉庫。

6、行政辦公類費用管控

（1）主要為辦公文具用品、辦公耗材、文印耗材、清潔用品、綠植租賃依據(jù)以往費用數(shù)據(jù)，統(tǒng)一進行費用總額控制，預警控制管理。（江陰標準）

注：上述項目費用實行總額控制，月度超出總額控制，行政部需調查及書面說明原因。

（2）辦公用品定額管理（寧夏標準）

領用標準：職能管理部門員工入職時，標準配置用品：中性筆、筆記本、文件框、文件夾、筆筒等，限額不超過80元。

公司人員辦公用品費用配發(fā)標準為：

部門經理及以上級別：20元/人/月；

主管、職能部門員工：15元/人/月。

（3）辦公電腦及設備

辦公計算機分級表（如皋公司版簡化）

注：①副總級以上可配置獨立的打印機，計算器，筆記本電腦，計算器、訂書機、美工刀、剪刀、文件架、筆筒、水壺。②經理級可配置計算器、訂書機、美工刀、剪刀、文件夾。③普通辦事員工統(tǒng)一使用部門公共辦公用品如訂書機、計算器、美工刀、剪刀。部門公共使用打印機、復印件、掃描機、打孔機。

②經批準配備的計算機由行政部統(tǒng)一登記在冊，寫明配屬性質、責任人、型號、配備時間等，列入移交。

1. 快遞物流費用管控
2. 依據(jù)公司業(yè)務需求不同，物流快遞合作國際業(yè)務快遞聯(lián)邦快遞、DHL，國內快遞EMS、順豐。針對大件寄送應當走物流。具體快遞寄送應根據(jù)國內國際和凈重進行區(qū)分。因工作需要，寄件必須通過公司指定的承運單位進行郵寄。

（2）寄送產品樣品，相關人員需將樣品貨品包裝好，統(tǒng)一由交由行政部寄送，并填寫《快遞寄送登記表》，各部門月初依據(jù)行政部匯總寄件明細進行核對。

（3）大宗物品快遞、重型（重量超5KG的物品貨物、產品樣品、材料）底單（或圖文報備）必須交到行政部統(tǒng)一登記保管，用于月初對賬。

（4）公司快件月結費用中，不再支付一切到付件的費用；每筆到付件費用，均由收件人自行支付。如到付件確實符合公司支付條件的，收件人可向快遞公司索取相應費用發(fā)票，將到付件內容經條線副總審核確認，同意后方可按照公司流程進行報銷。

（5）公司嚴禁公費寄送私人物品，一經發(fā)現(xiàn)按單費雙倍處罰。每月月末由行政部提供個人快遞明細表，如有私件寄送應在明細表中“私件”一欄注明詳細，各部門負責人月初依照明細信息核實寄件信息，寄件時應當填寫對方公司名稱。

（6）每月月初對賬快遞費用明細，各部門相關人員針對超重續(xù)費超50元的寄件情況必須進行備注說明。

1. 通訊費用管控

（1）移動話費補貼一律由公司統(tǒng)一充值后，根據(jù)消費金額在帳上扣除。

（2）根據(jù)不同管理層級、不同工種制定相關人員享受話費補貼標準，將話費補貼的范圍及享受的標準公布如下：（202107版）

注：①項目建設人員話費補貼：公司項目建設期間，相關人員根據(jù)工作需要可提出申請，經審批同意可享受話費補貼，待項目結束取消補貼。

②享受集團短號補貼的員工：生產部主操及以上、各部門因工作需要內部聯(lián)系的員工。

③開通集團短號需至行政部開具單位介紹信證明予以加入集團短號，至移動營業(yè)廳辦理。

（3）特殊情況需要享受話費補貼的，由所在部門提出申請，條線副總把關，然后報總經理審批。

（4）享受話費補貼的對象，必須保持電量充足、通訊暢通。凡因個人原因影響工作的，視情節(jié)除按公司的相關規(guī)章制度處理外，扣除當月話費補貼或取消補貼。

（5）享受話費補貼的對象，號碼不得隨意變更。如特殊情況需要變更的，必須提前通知報行政部，由行政部做好變更及告知事宜，以免影響正常工作。

（6）一般辦公室員工（不享受話費補貼）使用公司座機聯(lián)絡工作，由行政部月度對異常話費情況進行登記，固定電話月費超50元/月人員了解工作需求并申請納入移動話費補貼范圍。

1. 其他
2. 廣告費用、零星維修費：根據(jù)實際情況，按照先申請審批，再進行。超過1000元費用支出必須簽訂合同，約定條款責任，由行政部進行行政費用報支。
3. 工會費、福利費、專利費等每年固定支出費用由行政部按照相應規(guī)定費用標準申請行政費用支出，申請時需附帶相應標準和情況說明。
4. 涉及保險類費用，參照往年報費費率，按照不高于上年度或低于上年度費用標準進行洽談簽訂。
5. 流程：發(fā)起人—部門審核—財務總賬審核—總經理審核—財務總監(jiān)審核—出納。（其中單項費用總額超1000元，必須匯報董事長）