一、什么是協同辦公

協同辦公，是指企業(yè)內部或外部各類人員之間利用信息技術來進行協作工作的一種形式。這種協作工作既可以由直接員工進行，也可以來自外部的咨詢機構、合作伙伴或聯營企業(yè)。協同辦公的優(yōu)勢在于可以對資源進行有效管理和配置，各部門之間可以建立良好的協作關系，跨部門更好地實現資源共享。

協同辦公技術，包括：同步協作技術、社交網絡技術、內容管理技術、流程管理技術。例如，同步協作技術可在不同部門之間共享數據、文檔等，社交網絡技術可以幫助團隊擴大聯系、分享資源，而內容管理技術則可以讓各部門之間管理自己的內容，以便整體更好地提升效率水平。

二、協同辦公的優(yōu)勢

協同辦公的原理是通過共享信息、資源和工具，促進團隊成員之間的溝通和協作，以縮短完成項目的周期和提高結構性。

協同辦公利用數字工具將不同的協作工具集成在一起，帶來的好處包括：

1.增加協作效率：通過協同辦公，團隊成員可以輕松地共享信息、文件和資源，以增加工作效率和可見性。

2.提高多任務處理能力：協同軟件提供了多個工具和功能，可以同時處理多個任務，從而提高了團隊成員的產品輸出效率。

3.降低錯誤率：協同辦公工具可以進行實時的文檔審核和共享，保證組成員使用的信息同步和及時，有效降低了錯誤率。

4.加強團隊氛圍：通過給成員共同體驗，協同辦公可以鞏固內部溝通與協作，促進企業(yè)文化的形成。

5.提升靈活性：協同辦公團隊成員可以隨時進入平臺，及時看到被指派的任務及工作跟進狀態(tài)，提高靈活度和工作效率。

三、協同辦公的主要功能

1、實時溝通

實時溝通是協同辦公系統(tǒng)的重要功能之一。通過系統(tǒng)內置的聊天工具，團隊成員可以隨時隨地進行實時交流，無論是文字、語音還是視頻。這種實時溝通的方式能夠極大地提高團隊成員之間的溝通效率，減少溝通誤差，促進信息的及時傳遞。

2、任務管理

協同辦公系統(tǒng)的任務管理功能可以幫助團隊成員進行任務的分配、跟蹤和統(tǒng)計。團隊負責人可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建任務，并指派給相應的成員。成員可以通過系統(tǒng)查看自己的任務列表，了解任務的詳細信息和進度。系統(tǒng)還支持任務的優(yōu)先級設置、任務狀態(tài)更新和任務的提醒功能，確保任務能夠按時完成。

3、文件共享

協同辦公系統(tǒng)的文件共享功能可以幫助團隊成員方便地共享和管理文件。團隊成員可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建文件夾，將相關文件整理歸類，并設置不同的權限，控制文件的訪問和編輯權限。系統(tǒng)還支持文件的版本管理和歷史記錄查看，方便團隊成員進行文件的追溯和恢復。

4、日程安排

協同辦公系統(tǒng)的日程安排功能可以幫助團隊成員合理安排工作和生活。團隊成員可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建個人日程，記錄重要的會議、任務和活動。系統(tǒng)還支持共享日程，團隊成員可以查看其他成員的日程安排，避免沖突和重復安排。

5、團隊協作

協同辦公系統(tǒng)的團隊協作功能可以幫助團隊成員共同協作完成項目和任務。團隊成員可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建項目，將相關的任務和文件整合到項目中，方便團隊成員進行協作和管理。系統(tǒng)還支持項目的進度跟蹤和團隊成員之間的協作討論，確保項目能夠按時高質量完成。

團隊協作功能還支持團隊成員之間的協作評價和反饋。

6、數據分析

協同辦公系統(tǒng)的數據分析功能可以幫助團隊負責人進行數據的統(tǒng)計和分析。系統(tǒng)可以自動生成各種報表和圖表，展示團隊的工作情況和成果。通過對數據的分析，團隊負責人可以發(fā)現問題和瓶頸，并采取相應的措施進行優(yōu)化和改進。

數據分析功能還可以幫助團隊負責人進行決策和規(guī)劃。

四、協同辦公發(fā)展趨勢

1、效率是協同辦公的內在要求

隨著技術的進步，協同辦公的內涵在辦公自動化(OA)的基礎上不斷豐富，逐漸強調協同能力的提升。

協同辦公的內在要求便是高效。同一企業(yè)不同分支機構、同一分支機構不同位置的員工之間的業(yè)務溝通往往為企業(yè)協同管理帶來巨大的挑戰(zhàn)。首當其沖的便是企業(yè)管控體系。事實上，企業(yè)管控體系的核心因素在于溝通的透明度與時效性，相應的協同辦公工具也需要能夠幫助企業(yè)打破從上到下、從點到面的溝通壁壘。

2、開放生態(tài)打磨產品滿足企業(yè)需求

在PC互聯網時代，以致遠、泛微等OA廠商提供了諸如“業(yè)務”、“管理”等基本服務，提供電子郵件、目錄服務、群組協作等基本服務，并能夠滿足企業(yè)對文檔流轉、流程審批、會議管理等實用功能的需要。但是，隨著移動互聯時代的來臨，對協同工作的智能化提出了更高的要求。既要解決日常辦公、資產管理、業(yè)務管理、信息交流等日常協作，又要在即時通訊、音視頻會議、數據共享、移動辦公等領域實現更加流暢、更加沉浸的場景體驗。

因此，隨時隨地地溝通、交流，協同工作，并且無卡頓、低延時的體驗需求，引發(fā)對協同辦公能力的追求。然而，對于協同辦公廠商而言，構建品質卓越的通信能力，已經超出了自身強項業(yè)務范疇。在此背景下，越來越多的廠商開始尋求生態(tài)合作，通過強強聯合的方式，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

3、安全正在受到各個行業(yè)重視

隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，信息安全正在得到重視。金融、政企的數字化程度不斷加深，協同辦公服務也會隨之向生態(tài)閉環(huán)的方向發(fā)展。在此背景下，金融、政企等越來越多的行業(yè)開始對協同辦公提出更高的安全要求。

特別是在協同辦公的數字化服務領域不斷拓展，從信息、管理流程、業(yè)務流程等方面逐步擴展到數字化的功能，從而形成了一個全生產、全產業(yè)鏈、全生態(tài)的生產與消費的閉環(huán)閉環(huán)。在辦公場景下，員工登錄設備的多樣化，以及異地訪問內網等行為，為企業(yè)數據和信息安全提出新的挑戰(zhàn)，“安全”成為考慮的首要因素。

4、當AI遇見協同辦公

隨著人工智能技術的不斷發(fā)展和應用，AI辦公已成為未來辦公的新方向。AI辦公可以幫助企業(yè)實現智能化、自動化和高效化，提升工作效率和質量。AI還可以進行數據分析和預測，幫助企業(yè)更好地了解客戶需求、市場變化等信息，為企業(yè)決策提供支持。同時，AI辦公也需要與人類工作協同，實現人機合作，才能更好地發(fā)揮其作用。