企業(yè)擔(dān)保的內(nèi)部控制(企業(yè)擔(dān)保的內(nèi)部控制有哪些)
一、擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)和財(cái)務(wù)內(nèi)控措施
擔(dān)保是指企業(yè)作為擔(dān)保人按照公平、自愿、互利的原則與債權(quán)人約定,當(dāng)債務(wù)人不履行債務(wù)時(shí),依照法律規(guī)定和合同協(xié)議承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任的行為。擔(dān)保方式可以分為保證、抵押、質(zhì)押、留置和定金的那種。保證主要有兩種方式,一是一般保證;二是連帶保證,屬于人保;抵押分為動(dòng)產(chǎn)抵押與不動(dòng)產(chǎn)抵押兩種,屬于物保。
(一)擔(dān)保的風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)擔(dān)保申請(qǐng)人的資信狀況調(diào)查不深,審批不嚴(yán)或越權(quán)審批,可能導(dǎo)致企業(yè)擔(dān)保決策失誤或遭受欺詐。對(duì)被擔(dān)保人出現(xiàn)財(cái)務(wù)困難或經(jīng)營(yíng)陷入困境等狀況監(jiān)控不力,應(yīng)對(duì)措施不當(dāng),可能導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任。擔(dān)保過(guò)程中存在舞弊行為,可能導(dǎo)致經(jīng)辦審批等相關(guān)人員涉案或企業(yè)利益受損。
(二)財(cái)務(wù)內(nèi)控措施
企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法制定和完善擔(dān)保業(yè)務(wù)政策及相關(guān)管理制度,明確擔(dān)保的對(duì)象、范圍、方式、條件、程序、擔(dān)保限額和禁止擔(dān)保等事項(xiàng),規(guī)范調(diào)查評(píng)估、審核批準(zhǔn)、擔(dān)保執(zhí)行等環(huán)節(jié)的工作流程按照政策、制度、流程辦理?yè)?dān)保業(yè)務(wù),定期檢查擔(dān)保政策的執(zhí)行情況及效果,切實(shí)防范擔(dān)保業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
二、調(diào)查評(píng)估的財(cái)務(wù)內(nèi)控
(一)評(píng)估機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定相關(guān)部門(mén)(一般為財(cái)務(wù)部門(mén))負(fù)責(zé)辦理?yè)?dān)保業(yè)務(wù),對(duì)擔(dān)保申請(qǐng)人進(jìn)行資信調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,評(píng)估結(jié)果應(yīng)編制《對(duì)外擔(dān)保盡職調(diào)查報(bào)告》。評(píng)估人員應(yīng)對(duì)評(píng)估結(jié)果負(fù)責(zé),并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。企業(yè)也可委托中介機(jī)構(gòu)對(duì)擔(dān)保業(yè)務(wù)進(jìn)行資信調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。企業(yè)要求擔(dān)保申請(qǐng)人提供反擔(dān)保的,還應(yīng)當(dāng)對(duì)與反擔(dān)保有關(guān)的資產(chǎn)狀況進(jìn)行評(píng)估。
(二)評(píng)估關(guān)注事項(xiàng)
需調(diào)查擔(dān)保申請(qǐng)人、互保人以及反擔(dān)保人的資信狀況,一般包括:基本情況、資產(chǎn)質(zhì)量、經(jīng)營(yíng)情況、償債能力、盈利水平、信用程度、行業(yè)前景,擬作為反擔(dān)保的資產(chǎn)權(quán)屬、易變現(xiàn)程度和變現(xiàn)后的金額,有無(wú)擔(dān)保等或有負(fù)債等。
(三) 企業(yè)對(duì)擔(dān)保申請(qǐng)人出現(xiàn)以下情形之一的,不得提供擔(dān)保:
擔(dān)保項(xiàng)目不符合國(guó)家法律法規(guī)和本企業(yè)擔(dān)保政策的;已進(jìn)入重組、托管、兼并或破產(chǎn)清算程序的;財(cái)務(wù)狀況惡化、資不抵債、管理混亂、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)較大的;與其他企業(yè)存在較大經(jīng)濟(jì)糾紛,面臨法律訴訟且可能承擔(dān)較大賠償責(zé)任的;與本企業(yè)已經(jīng)發(fā)生過(guò)擔(dān)保糾紛且仍未妥善解決的,或不能及時(shí)足額繳納擔(dān)保費(fèi)用的。
三、擔(dān)保的審核審批
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立擔(dān)保授權(quán)和審批制度,規(guī)定擔(dān)保業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越權(quán)限審批。重大擔(dān)保業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)董事會(huì)或類(lèi)似權(quán)力機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。
經(jīng)承辦部門(mén)調(diào)查評(píng)估后,符合擔(dān)保條件的,按照公司章程的規(guī)定,召開(kāi)臨時(shí)董事會(huì)(或股東會(huì)),簽署董事會(huì)決議(或股東會(huì)決議)。若被擔(dān)保人是企業(yè)的股東、董事或關(guān)聯(lián)企業(yè),當(dāng)事的股東、董事等不得參加會(huì)議和表決。以擔(dān)保為主業(yè)的企業(yè),可適當(dāng)授權(quán)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理。未經(jīng)批準(zhǔn),不得辦理?yè)?dān)保手續(xù)。
參與表決的股東和董事,應(yīng)認(rèn)真審核《對(duì)外擔(dān)保盡職調(diào)查報(bào)告》,對(duì)擔(dān)保申請(qǐng)人、互保人以及反擔(dān)保人的主體資格、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、實(shí)際控制人的信用、反擔(dān)保人或資產(chǎn)等進(jìn)行審核。審核人應(yīng)簽署“同意”、“擬同意,需補(bǔ)充….”或“不同意,原因….”等意見(jiàn),承辦部門(mén)應(yīng)補(bǔ)充或落實(shí)相關(guān)資料。
四、擔(dān)保合同簽訂與執(zhí)行
(一)簽訂擔(dān)保合同,妥善處理反擔(dān)保資產(chǎn)
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核批準(zhǔn)的擔(dān)保業(yè)務(wù)訂立擔(dān)保合同。擔(dān)保合同應(yīng)明確被擔(dān)保人的權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任等相關(guān)內(nèi)容,并要求被擔(dān)保人定期提供財(cái)務(wù)報(bào)告與有關(guān)資料,及時(shí)通報(bào)擔(dān)保事項(xiàng)的實(shí)施情況。擔(dān)保申請(qǐng)人同時(shí)向多方申請(qǐng)擔(dān)保的,企業(yè)應(yīng)當(dāng)在擔(dān)保合同中明確約定本企業(yè)的擔(dān)保份額和相應(yīng)的責(zé)任。擔(dān)保合同的洽談、擬定合同文本、合同審核、合同簽署以及合同執(zhí)行等,按《合同的財(cái)務(wù)內(nèi)控》執(zhí)行。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)反擔(dān)保財(cái)產(chǎn)的管理,相關(guān)權(quán)利、證照應(yīng)在約定的時(shí)間內(nèi)完成變更,妥善保管被擔(dān)保人用于反擔(dān)保的權(quán)利憑證,定期核實(shí)財(cái)產(chǎn)的存續(xù)狀況和價(jià)值,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,確保反擔(dān)保財(cái)產(chǎn)安全完整。
(二)跟蹤執(zhí)行擔(dān)保合同
企業(yè)擔(dān)保經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)擔(dān)保合同的日常管理,定期監(jiān)測(cè)被擔(dān)保人的經(jīng)營(yíng)情況和財(cái)務(wù)狀況,對(duì)被擔(dān)保人進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督,了解擔(dān)保項(xiàng)目的執(zhí)行、資金的使用、貸款的歸還、財(cái)務(wù)運(yùn)行及風(fēng)險(xiǎn)等情況,確保擔(dān)保合同有效履行。
企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)足額收取擔(dān)保費(fèi)用,建立擔(dān)保事項(xiàng)臺(tái)賬,詳細(xì)記錄擔(dān)保對(duì)象、金額、期限、用于抵押和質(zhì)押的物品或權(quán)利以及其他有關(guān)事項(xiàng)。及時(shí)收集、分析被擔(dān)保人擔(dān)保期內(nèi)經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告等相關(guān)資料,持續(xù)關(guān)注被擔(dān)保人的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量以及擔(dān)保合同的履行情況,積極配合擔(dān)保經(jīng)辦部門(mén)防范擔(dān)保業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
擔(dān)保合同履行過(guò)程中,如果被擔(dān)保人出現(xiàn)異常情況,應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告,妥善處理。對(duì)于被擔(dān)保人未按有法律效力的合同條款償付債務(wù)或履行相關(guān)合同項(xiàng)下的義務(wù)的,企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照擔(dān)保合同履行義務(wù),同時(shí)主張對(duì)被擔(dān)保人的追索權(quán)。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)在擔(dān)保合同到期時(shí),全面清查用于擔(dān)保的財(cái)產(chǎn)、權(quán)利憑證,按照合同約定及時(shí)終止擔(dān)保關(guān)系。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)妥善保管擔(dān)保合同、與擔(dān)保合同相關(guān)的主合同、反擔(dān)保函或反擔(dān)保合同,以及抵押、質(zhì)押的權(quán)利憑證和有關(guān)原始資料,切實(shí)做到擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案完整無(wú)缺。
(三)責(zé)任追究
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立擔(dān)保業(yè)務(wù)責(zé)任追究制度,對(duì)在擔(dān)保中出現(xiàn)重大決策失誤、未履行集體審批程序或不按規(guī)定管理?yè)?dān)保業(yè)務(wù)的部門(mén)及人員,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格追究相應(yīng)的責(zé)任。
(本文參照了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第12號(hào)——擔(dān)保業(yè)務(wù)》的內(nèi)容,讀者可以下載原文參考)
不能對(duì)哪些企業(yè)提供擔(dān)保?