合同文檔管理的任務(wù)

由于合同文檔系統(tǒng)在工程建設(shè)中具有十分重要的作用，因此，在工程建設(shè)中必須建立完整的文檔管理系統(tǒng)，以符合現(xiàn)代項(xiàng)目管理的要求。

1、合同文檔的作用

合同管理人員的責(zé)任是負(fù)責(zé)合同文件與資料的收集、整理和保存等管理工作。其工作是以這些文件資料為基礎(chǔ)，同時(shí)又依據(jù)這些資料來開展工作，提供給經(jīng)理們決策。其具體作法如下：

① 合同文檔可為合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、合同變更和施工索賠提供所需要的文檔資料。

② 合同文檔可為合同管理人員編制各種工程報(bào)表，向項(xiàng)目經(jīng)理提供意見與建議，落實(shí)工程哥任和協(xié)調(diào)方案制定等提供依據(jù)。

2、合同文檔管理的任務(wù)

① 合同文件的收集。在工程施工合同實(shí)施的過程中，每天都要產(chǎn)生很多文件與資料，如圖紙、技術(shù)變更、指令、報(bào)告、信件、記工單、領(lǐng)料單等。首要的任務(wù)是做好這些文件資料的收集和整理，并將這些原始資料交給合同管理專職人員保存與管理。

② 合同文件的加工。上述的原始資料，必須經(jīng)過信息加工處理才可作為決策的依據(jù)，才能成為正式的報(bào)告文件和工程報(bào)表：

③ 合同文件的儲存。凡涉及與施工合同有關(guān)的文件資料，必須加以收集與保存，直到合同夏行結(jié)束。為了查找和使用方便，必須建立和完善合同文檔儲存制度，并對合同文檔進(jìn)行科學(xué)看存，這也是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的客觀要求。

④ 合同文件的提供。合同管理人員根據(jù)合同文件反映出的問題，應(yīng)及時(shí)向業(yè)主、項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告工程合同實(shí)施情況，同時(shí)也可為各職能部門、分包商、工程驗(yàn)收、索賠與反索賠等提供資料與證據(jù)。